1. المراسلات الادارية
يقصد بها كافة المكاتبات والرسائل المحررة المختلفة سوآءا ما يتداول منها بين الإدارات المختلفة للمؤسسة الواحدة، أو تلك التي تتلقاها أو تصدرها المؤسسة بينها وبين الأطراف الخارجية من زبائن وموردين والدوائر الحكومية ودوائر الأعمال المختلفة والهيئات والمؤسسات والأفراد. تتخذ المراسلات الإدارية عدة أنواع نذكر منها:
اولا الرسالة الإدارية:
تمثل الرسالة أهم وثيقة إدارية نظرا لسعة استعمالها وتعدد مجالات استخدامها. فالرسالة الإدارية هي وثيقة إدارية رسمية محررة باسم الإدارة أو المؤسسة إذا كانت إدارة محضة أو باسم الموقع إذا كانت شخصية، وهي وسيلة اتصال وتبادل للمعلومات كتابيا بين المصالح الإدارية أو مع الأشخاص الطبيعيين أو الاعتباريين.
وبالرغم من تطور تكنولوجيات ووسائل الاتصال في الوقت الراهن (الهاتف، البرق،
البريد الإلكتروني، وغيرها) تبقى الرسالة المكتوبة الأداة الأكثر استعمالا في الإدارات والمؤسسات العمومية
تستخدم الرسائل الإدارية لأغراض شتى وأهداف متنوعة، نورد أهمها فيما يلي:
Ø رسالة الإحالة: يستعمل هذا النوع من الرسائل لتبليغ وثيقة أو ملف إلى الغير
Ø رسالة تذكير: طلب منه سلفا أو الرد على رسالة لم يرد عليها في الأجل المحدد أو المعقول.
Ø رسالة الإخطار: توجه إلى شخص بغرض إلزامه بإنجاز عمل أو الامتثال لأمر، كما هو الشأن في إخطار المتغيب عن منصب عمله لإلزامه بالعودة في أجل محدد، أو إخطار ممتنع عن دفع مستحقات معنية وغيرها.
1/1 عناصر الرسالة الإدارية: تشتمل الرسالة الإدارية على العناصر التالية:
· الرأسية (اسم الدولة)
· الطابع او الدمغة (اسم الإدارة المرسلة)
· الرقم التسلسلي
· المكان والتاريخ
· بيان صفة المرسل
· بيان صفة المرسل اليه
· الموضوع
· المرجع
· المرفقات (ان وجدت)
· صلب الرسالة او مضمونها
· التوقيع
2/1 اغراض الرسالة الإدارية: تستعمل الرسالة الإدارية لأغراض كثيرة و لهذا هي كثيرة
الاستعمال في الإدارات المختلفة اذ تتنوع اغراضها بين الأخطار، التذكير، التنبيه والإحالة.
ثانيا: جدول الإرسال
ويسمى أيضا حافظة الإرسال Bordereau d’ envoi أو ورقة الإرسال، وهو وثيقة إدارية تلخيصيه تستعمل من طرف الإدارة العمومية قصد نقل وثائق إدارية رسمية أو خاصة بأشخاص معنيين، من مصلحة إدارية إلى مصلحة إدارية أخرى سواء وهو أداة ملائمة للمحافظة على أثر الإرسال حيث يتم التأشير بالاستلام على النسخة الإضافية للجدول طرف هذا الأخير، قبل أن يسترجعها المرسل.
يتضمن جدول الإرسال العناصر الأساسية المتعلقة ببيان المرسل والمرسل إليه كما هو الشأن بالنسبة للرسالة الإدارية. فقط بعد بيان صفة المرسل اليه يكتب عقب ذلك بالخط العريض عبارة "جدول إرسال" لبيان طبيعة الوثيقة، ثم يرسم جدول يتضمن ثالثة أعمدة:
*العمود الأول: ويخصص لتعيين نوع الوثائق المدرجة في الجدول.
*العمود الثاني: ويخصص لبيان عدد هذه الوثائق المرسلة، حيث يذكر أمام كل وثيقة عددها
* العمود الثالث : مخصص للملاحظات و التوجيهات حيث أن جدول الإرسال لابد أن
يحتوي لزوما على إشارة تمكن المرسل إليه من معرفة السبب الذي أدى إلى إرسال الوثائق
المشار إليها في العمود الأول المخصص لبيان نوع الوثائق. ولهذا، فانه ينبغي على المحرر
الإداري أن يوضح في العمود الثالث المخصص للملاحظات هدف الإرسال، وذلك
باستعمال عبارات مختلفة حسب طبيعة الوثائق ونذكر منها ما يلي: للاطلاع، للإعلام،
لكل غاية مفيدة؛ للإمضاء، من أجل اتخاذ القرار....
جدول الإرسال
الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية
جامعة سعيدة الدكتور مولاي الطاهر
كلية العلوم الاقتصادية، التجارية وعلوم التسيير
قسم: العلوم المالية والمحاسبة
الرقم: .... /ع ت/2026 سعيدة: في 07/01/2026
رئيس قسم العلوم المالية والمحاسبة
الى
السيد: عميد الكلية
جدول ارسال
|
نوع الوثيقة |
العدد |
الملاحظات |
|
تجدون طي هذا الارسال......
شهادات التخرج لطلبة الماستر التالية أسماءهم:
1 - 2 - 3 - |
02 02 02 |
للإمضاء |
|
المجموع |
06 |
|
رئيس قسم العلوم المالية والمحاسبة
الاسم واللقب
التوقيع والختم
ثالثا: الاستدعاء والدعوة
الاستدعاء والدعوة هو وثيقة إدارية تطلب حضور شخص أو أشخاص معينين بصفة إلزامية (الاستدعاء) وبصفة طوعية (الدعوة) لغرض يتوجب تحديده في نص الرسالة، ويستخدم الاستدعاء حين يوجه إلى المرؤوسين، وكذلك المترشحين للمشاركة في امتحان أو مسابقة أو شخص طبيعي من أجل إتمام معاملة إدارية. (تصدر عمن هم اعلى في السلطة
أما الدعوة فهي تو جه الى الرؤساء الإداريين او شخصيات معروفة لحضور حفل أو محاضرة أو استقبال رسمي وغيرها
الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية
جامعة سعيدة الدكتور مولاي الطاهر
كلية العلوم الاقتصادية، التجارية وعلوم التسيير
قسم: العلوم المالية والمحاسبة
الرقم: .... /ع ت/2026 سعيدة: في 07/01/2026
رئيس قسم العلوم المالية والمحاسبة
الى
الأستاذ............:
الموضوع: دعوة
في إطار الاجتماعات البيداغوجية التنسيقية يشرفني ان أدعوكم لحضور الاجتماع المقرر
عقده يوم ....) ذكر التاريخ) على الساعة ...........بقاعة الاجتماعات في الجناح ب
للنظر في نسبة عملية التنسيق بين اساتذة الأعمال الموجهة وأساتذة المحاضرة.
تقبلوا فائق الاحترام والتقدير
رئيس قسم العلوم المالية والمحاسبة
الاسم واللقب
التوقيع والختم