الاتصال والتحرير الاداري: الوثائق الإدارية...المحضر

المحضر

1- تعريفه: بمثابة " جهاز مسجل إنساني "

- جهاز إنساني لأنه يسجل كل شيء

- إنساني , لانه لا يقيد إلا مايعتبره مهما ومفيدا وذي علاقة بالموضوع .

وهو وثيقة ادارية رسمية وسرد كتابي لما قام به المحرر , ومن خلالها يروي عون الدولة ما رأى, ما سمع ,أو عاينه , وينقل الوقائع أو التصريحات إلى رؤسائه الإداريين أو الجهة التي طلبته دون ابداء رأي بشأنها.

والقاعدة ان المحضر يحرر بطلب من السلطة الادارية والقضائية ومحرر المحضر شخص ذو صلاحيات أو وظيفة محددة مثل الدركي , قاضي التحقيق , ..

2- أنواع المحاضر :

للمحضر نوعان وهما:

- المحاضر المتعلقة بالشؤون الخاصة : محضر مباحثات مجلس الإدارة , محضر جمعية عامة للمساهمين , محضر الإجراءات التأديبية ..

- المحاضر المتعلقة بالشؤون العامة : محضر ضبط لمخالفة ما , محضر تحقيق والذي يشرف على تحريره قاضي التحقيق...

3- أهميته

- يعتبر المحضر تصرفا له دلالته في الإثبات إذ أنه يمثل وثيقة رسمية .

- تسجيل شهادات.

- تقييد اجتماع .

4- شروط تحرير المحضر :

- الموضوعية والوفاء

- تقييد كل مكان , تاريخ وساعة انعقاد الاجتماع أو حدوث الواقعة

- الإشارة إلى اسم وصفة الحاضرين والغائبين

- ذكر إسم وصفة رئيس الجلسة وجوبا

- تحديد جدول الأعمال .

- سرد الوقائع بلا زيادة ولا نقصان وبأمانة وعدل, و نزاهة.

- تحري أكبر درجة من الدقة في استعمال الألفاظ , وتركيب العبارات .

5- شكله

1.5- المدخل: ويحتوي على البيانات التالية: الدمغة, الطابع, العنوان وهو عبارة عن ذكر كلمة محضر في الوسط مع بيان نوعه , ثم التاريخ اسم ولقب المحرر صفته ثم الإمضاء .

والجدير بالذكر أن المحضر يكون مطبوعا سلفا وما على المحرر إلا أن يدون الشيء المطلوب منه

2.5- المعالجة : وتعرض فيها تفاصيل الحدث ويحرر المحضر دائما في الجمع المتكلم , ويبتدئ بكتابة التاريخ بالأحرف لا بالأرقام

مثلا : في الثاني جانفي من سنة أربعة وتسعين وألف وعلى الساعة التاسعة صباحا ....

3.5- الخاتمة : وتتعلق باتخاذ القرارات المتخذة أو الإجراءات المزمع اتخاذها

4.5- عبارة الاختتام : وتكون في الغالب جملة يشير بها كاتب المحضر إلى انتهاء العملية التي استدعت تحرير المحضر مثل : لقد حررنا هذا المحضر طبقا للإجراءات المعمول بها ....

وهذا هيكل المحضر:

نموذج لمحضر تنصيب

الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية

المدرسة الوطنية للإدارة الجزائر في ...........

محضر تنصيب

في اليوم ....... من الشهر ............................. من سنة ..............نحن مدير المدرسة

الوطنية للإدارة حضر أمامنا :

السيد (ة)................. المولود( ة) في ................ بــ ....................................

ولقد نصبناه (ها) في وظيفته (ها) في ............... بالمدرسة ابتداء من : ....................

وهذا طبقا لـ ................................. المؤرخ في ............................................

حرر هذا المحضر من طرفنا بعد أن اطلع عليه المعني ووقّع عليه .

المعني بالأمر المدير