تعريف التحرير الاداري :

لغة : حرر أي كتب و حرر أي أعطى الحرية للتعبير

اصطلاحا: مجموعة الوثائق و المراسلات والعقود تحررها الادارة بواسطة موظفيها تستعمل كوسيلة اتصال من المصالح الادارية الاخرى وللقيام بعملياتها المختلفة للوصول إلى الهدف .

أهمية التحرير الاداري :

للتحرير الاداري اهمية في ممارسة العمل الاداري فهو وسيلة اتصال ونقل المعلومات ،يستعمل كبديل إثبات لأنها تعطي الصورة بشكلها الأصح  و تثبت هوية الشخص المعني و بالتالي فهناك  ثقة كاملة بالوثيقة ،و ذات تكلفة   منخفضة و تقوم بتسهيل الحركة الادارية داخل المؤسسة بالاضافة الى امكانية حفظها .

أنواع وثائق التحرير :

المراسلات : تعاملات مباشرة كالاستدعاءات

الوثائق :مثل التقارير

النصوص: نصوص تنظيمية المراسيم و القرارات و المقررات و نصوص تفسيرية كالتعليمات الادارية .

الاسلوب الاداري: الطريقة التي يستعملهاالمحرر في اختياره للمفردات تركيبها و ترتيبها بالصيغ التي  من خلالها  ينقل لغيره الفكرة أو الافكار التي يريد التعبير عنها أو الابلاغها

مميزات الاسلوب الاداري و خصائصه :

خصائص الاسلوب الاداري عبارة عن قواعد تنظيمية يجب احترامها و تحدد العلاقة بين الرئيس و المرؤوس و هي على النحو التالي :

مميزات الاسلوب الاداري من حيث الشكل :

 

احترام التسلسل الاداري و التدرج أو السلم الاداري و هذا الاخير يتخذ شكل هرم يتجزأ الى

 عدة أجزاء

-وحدوية الموضوع

-المسؤولية و الحذر

-ترك الهوامش

-المحافظة على سر المهنة

مميزات الاسلوب الاداري من حيث المضمون :

-الموضوعية

-الوضوح و البساطة

-الايجاز و الدقة

-المجاملة

-المنطق

-الاختصار

-التلخيص

-ترتيب الافكار

-وضع تصميم للرسالة

تعريف الرسالة الادارية : وثيقة ادارية رسمية محررة باسم المؤسسة ، أو باسم الموقع إذا كانت شخصية .

البيانات الشكلية للرسالة الادارية :

الدمغة :هو ذلك البيان الذي يظهر في اعلى الصفحة و بكامل الحروف و الذي يشير إلى اسم الدولة و النظام  الرسمي لها مثل  :الجمهورية الجزائرية الديمقراطة الشعبية

الطابع :مجموعة البيانات التي توضح اسم الادارة او الهيئة التي تصدر منها الوثيقة المعينة ،و يظهر في اسم 

الوزارة أو الولاية

اسم المديرية أو القسم أو الدائرة أو البلدية

اسم المديرية الفرعية أو المصلحة أو المكتب

مثال :

وزارة التربية الوطنية

مديرية التكوين

المديرية الفرعية للتكوين المتخصص

مكتب

الرقم التسلسلي أو رقم التسجيل : رقم تسجيل الوثيقة عند الارسال مع اضافة اختزال بيانات حول الجهات الادارية المصدرة للرسالة ، سنة الاصدار و يكون ذلك في سطر واحد يفيد مرجع

الوثيقة .

الرقم التسلسلي الصادر /رمز المصلحة /السنة

مثال :رقم 101/م،م/مت،ب/23

المكان و التاريخ : مكان اصدار الرسالة و يكون أعلى يسار الصفحة و تاريخ الرسالة هو تاريخ توقيع المرسل ،يتكون التاريخ من اليوم و الشهر والسنة مسبوق بمكان مصدر الرسالة مثال :

20نوفمبر2023

الوثائق المرفقية :يشير الى الوثائق و المسندات التي ترفق بالرسالة مع ذكر طبيعتها و عددها ،و تحدد عدد و طبيعة الوثائق و يكون أسفل التوقيع ميلا الى اليمين أو أسفل المرجع .

تصميم الرسالة :و هو عرض الموضوع في شكل نص يحتوي على فقرات منظمة و منسجمة 

مع مراعات ذكر الاسلوب الاداري و يحتوي على مقدمة و عرض و خاتمة .

التوقيع :هو مايسجله شخص كاسم له و ذلك يؤكد صحة الوثيقة و صدقه ،و يتحمل من خلاله

المسؤولية ،و التوقيع يضفي الصفة الرسمية على الوثيقة الادارية و يحتوي التوقيع على بيانات

خاصة .

-صفة المسؤول (الوزير)

-صيغة التفويض ، تفويض بأمر ، نيابة عن

-الاسم و اللقب ،الامضاء

-ختم الادارة

بيان المرسل :و هو مجموعة البيانات التي تسمح بالتعريف بالمصلحة أو الشخص صاحب

الرسالة و يكون في الجهة اليسرى من الوثيقة تحت المكان و التاريخ و يذكر فيه صفة المرسل

اذا كان شخص معنوي .

مثال :من مدير جامعة سكيكدة

الى السيد .....................

المرسل إليه :هو مجموعة البيانات التي تسمح بمعرفة الطرق التي وجهت اليه الرسالة الادارية و يكون في الجهة اليسرى من الوثيقة تحت بيان المرسل اليه يذكر فيه صفة المرسل اذا كان

شخصا معنويا .

الموضوع : يكون في أسفل الطابع على شكل عنوان يفيذ المعنى العام للرسالة المحررة .

المرجع : يوضع عادة تحت الموضوع و يقصد بها التذكير بوثائق سابقة يرجع اليها عند

الضرورة، من رسائل ،مراسيم ،تقارير،محاضر .

 

 

 

 

 

الفرق بين الرسالة الادارية و الرسمية و الشخصية :

 رسالة ادارية ذات طابع رسمي : هي متبادلة بين مصلحتين عموميتين من ادارة مركزية الى

ادارة مركزية اخرى ، أو من ادارة مركزية الى ادارة لا مركزية ،يذكر فيها صفة المرسل

و المرسل اليه .

رسالة ادارية ذات طابع شخصي : الرسالة الادارية ذات طابع الشخصي لا تختلف من ناحية

تقديمها المادي عن الرسالة الادارية ذات الطابع الرسمي الا ببعض العبارات كعبارة النداء

و عبارة المجاملة .

عبارة النداء تبدأ بمناداة المرسل اليه مل سيدي أو سيادة

عبارة المجاملة : تنتهي دائما بعبارة تحية نهائيا ،و العبارة التي تستعملها الادارة عادة مع

الاشخاص سواء كانوا أفرادا أو جماعات خاصة تكون كالآتي :تفضلو سيدي بقبول تحياتنا

الخالصة ،أو تفضلوا سيدي بقبول فائق الاحترام و التقدير .

تكون عناصر الرسالة الادارية ذات الطابع الشخصي كمايلي :

اذا كانت الرسالة الادارية من الادارة الى الشخص (الموظف):الدمغة ،رقم التسجيل ،المكان

و التاريخ الميلاد ،بيان المرسل ،بيان المرسل اليه ،السلم الاداري ،الموضوع ،المرجع ،عبارة

النداء ،نص الرسالة ،مع إضافة عبارة المجاملة في نهاية الرسالة ،الامضاء.

أما إذا كانت الرسالة الادارية من شخص طبيعي الى الادارة فيراعي فيها مايلي :

اسم و لقب المرسل يحرر في أعلى الجهة اليمنى ،وظيفة و عنوان الاداري (إذا كان موظف )

وعنوانه الشخصي (إذا كان غير موظف)،السلم الاداري (إذا كان الشخصلاالمرسل موظف )

المرجع( إن وجد )،عبارة النداء نص الرسالة مع عبارة المجاملة في الاخير ،الامضاء .