1 / تعريفها:

   الوثائق الإدارية هي مستندات أو محررات تستعملها الإدارة لأغراض عديدة أهمها تنظيم حياة المجتمع من خلال دور الإدارة وعلاقتها به من جهة، وتنظيم الإدارة والرقابة على أعوان الإدارة من جهة ثانية.

2 / أنواعها:

  1/ التقرير الإداري: هو وثيقة إدارية هامة تستخدم لوصف أو تحليل مشكلة مطروحة أو عمل منجز أو حادثة أو سير مرفق معين ...، وبذلك نتبين أن للتقرير استخدامات مختلفة، كما أنه يهدف إلى إيصال المعلومات حول المواضيع المشار إليها من المرؤوس إلى الرئيس أو من مصلحة إلى أخرى، لذلك يصنف التقرير ضمن الوثائق الإعلامية

  يحرر التقرير في الغالب بطلب أو توجيه من الجهة الأعلى رتبة في السلم الإداري للحصول على معلومات وافية تسمح باتخاذ تدابير أو قرارات.

  وتهدف الادارة من خلال التقارير الى:

تحليل وضعية معينة؛ / عرض وضعية مصلحة أو مرفق في فترة زمنية معينة /استقصاء معلومات عن قضية معينة؛ / وصف أو تحليل حادثة أو واقعة؛ / تبليغ الرؤساء الإداريين واطلاعهم على مسألة معينة تشخيص مشكلة واقتراح الحلول والتدابير الممكنة بغية توجيه الرئيس الإداري إلى اتخاذ واقتراح الحلول والقرارات اللازمة.

وانواع التقرير هي:

التقارير الدراسية أو تقارير الخبرة /التقارير التفتيشية /التقارير الإعلامية:

 2/ المحضر: Le procès-verbal (P.V.)

 المحضر هو وثيقة إدارية تكتسي طابع المستند القانوني الحائز على قوة الإثبات، إذ يتم بموجبه إثبات حادث أو معاينة واقعة أو التصريح بالشروع في انجاز أعمال أو الانتهاء منها ...، ويشكل المحضر مرجعا أساسيا فيما يتعلق بالموضوع الخصوصي الذي بتضمنه.

 أنواع المحاضر هناك أنواع كثيرة من المحاضر وتختلف صياغتها باختلاف أهدافها وإن اجتمعت في الطبيعة القانونية والأهمية الإدارية، ومن أهمها:

·      محضر الاجتماع: يحرر فيه مجريات الاجتماع والقرارات والتوصيات التي تم التوصل اليها على أن يراعي المحرر تدوين التدخلات والتعقيبات والمواقف التي اجمع عليها الحاضرون ويوقع على المحضر كافة المشاركين في الاجتماع، لاسيما إذا تعلق الأمر بمداولات اتخاذ القرارات.

·      محضر التنصيب: يثبت بموجبه شروع الموظف الجديد أو الموظف الذي تم ترقيته إلى رتبة أعلى في عمله بشكل رسمي، ويمثل تاريخ التنصيب المسجل على المحضر بداية العمل بين الموظف والإدارة أو المؤسسة، بكل ما يتبع ذلك من حقوق والتزامات ويوقع على المحضر الموظف المعني والرئيس الإداري الحائز على سلطة التعيين.

·      محضر المعاينة: يحرر من طرف الموظف العمومي المكلف قانونيا بمعاينة موضوع المحضر أي ان تكون المعاينة ضمن صلاحياته القانونية أو بتكليف من الرئيس الإداري المخول له هذه الصلاحيات، على أن يتولى الموقع على المحضر عملية المعاينة شخصيا.

3/ عرض الحال: 

 عرض الحال هو وثيقة إعلامية تهدف إلى إبلاغ الرئيس الإداري واحاطته علما بحادث أو واقعة أو مجريات مهمة عمل أو اجتماع ..... يتحرى محرره نقل الوقائع وسرد الحوادث كما حدثت بالضبط وبشكل مفصل يتيح للرئيس معرفة الحقيقة بكل أبعادها، وفي الوقت المناسب أي قبل فوات الأوان.

 توجد أنواع كثيرة لعرض الحال لكن الأكثر واستعمالا منها ما يلي:

   عرض حال عن حادثة عرض حال عن نشاط / عرض حال عن اجتماع

4/ المذكرة الإدارية :  La note administrative

وتسمى أيضا بالإعلان وهي وثيقة إدارية داخلية مؤقتة، متداولة داخل الإدارة أو المؤسسة لكونها لا تستعمل للتعامل مع أشخاص أجانب عن الإدارة أو المؤسسة، وهي تتضمن نقل تعليمات أو تبليغ توجيهات أو معلومات من المسؤول الإداري إلى مرؤوسيه، وتسمى أيضا Service de Note مذكرة مصلحة

 من أهم خصائص المذكرة الإدارية انها:

§      تتضمن تعليمات موجهة إلى المستخدمين العاملين تحت سلطة الرئيس الإداري.

§      توزع المذكرة أو تنشر بطريقة تسمح لكل المعنيين الاطلاع عليها،

§      توزع المذكرة أو تنشر بطريقة تسمح لكل المعنيين الاطلاع عليها،

§      تشكل المذكرة أداة اتصال سريعة وفعالة؛

§      تركز المذكرة على موضوع واحد ومحدد بدقة

§      تحرر المذكرة بأسلوب واضح ودقيق

§      تتميز المذكرة بالصفة الإلزامية ما لم تخالف نصا تشريعيا أو تنظيميا ساريا، ومتى استوفت شروط التبليغ إلى علم المعنيين.