1-الفقرة والجملة في التحرير الإداري
كما ذكرنا سابقا فالتحرير الإداري له أسلوب يختلف عن الأسلوب الأدبي وغيره، هذا الأسلوب يلعب دو ا ر مهما في تلافي ركاكة الرسالة الإدارية، وهذا ما يجعلنا نحاول تطويره وفق قواعد منطقية متسلسلة، في شكل مجموعة فقرات مرتبة ومعبرة عن ذات التسلسل في الأفكار. كما أن هذه الفقرات تتكون من جمل مفيدة، وفيما يلي نستعرض كل من الجملة والفقرة:[1]
الفقرة: انها وحدة منطقية لسلسلة من الجمل المتناسقة، يمكن أن تكون لها ثلاث أهداف:
- التعليق على وضع قائم من خلال تحديد الأسباب والنتائج مع إمكانية الاستدلال بأمثلة.
- بلورة الفكرة من خلال اللجوء الى المبر ا رت والأمثلة مستعملين في آن واحد حروف الاتصال أو كلمات التنسيق مثل اذن، عليه، بالمقارن بما أنه...
- الإجابة عن السؤال الجوهري بتقديم شروحات أو تبرير الموقف المتخذ.
وعليه يجب تنظيم الفقرة حسب الحالتين التاليتين:
*الحالة الأولى: نؤكد منذ البداية على الفكرة أو العنصر الجوهري ثم نأتي الى تحليل وشروحات معمقة لهذا العنصر، وهو ما من شأنه شد والفات انتباه القارئ.
*الحالة الثانية: ندرج ونركز على الفكرة أو العنصر الجوهري في آخر الفقرة، وهو ما من شأنه ترسيخ الفكرة أو العنصر الجوهري في ذهن القارئ.
الجملة: وبنيتها بسيطة) اسم +فعل+ مفعول به ( وان كانت أعقد نجد فيها مضافا اليه، مفعولا معه، نعت...الخ. والهدف من الجملة الاعلام والاقناع مع شد انتباه القارئ وترسيخ الفكرة في ذهن المقارئ وذلك وفق مبدأين:
المبدأ الأول: كي لا يضيع القارئ في متاهات الجمل الطويلة، يجب استعمال جمل قصيرة واضحة ودقيقة.
المبدأ الثاني: يجب التذكير أو التلميح لجوهر الموضوع في بداية الجملة لتعريف القارئ بسرعة عن مفادها، كما يجب استعمال كلمة جوهرية أو فكرة أساسية في نهاية الجملة. ولتبيان تسلسل وترابط الأفكار نلجأ الى حروف وكلمات الاتصال والتنسيق.
2-صيغ النداء؛ (صيغة المناداة أو عبارة النداء في الرسائل ذات الطابع الشخص)
هي مجموعة الألفاظ أو التعابير التي تبتدئ بها الرسالة الإدارية ذات الطابع الشخص، حيث تبتدئ هذه الأخيرة بمناداة المرسل إليه من حيث استعمال عبا ا رت بحسب مكانة المرسل إليه وصفته.
أولا-نداء الخواص: إن الصيغة المستعملة عند مكاتبة الخواص هي: "السيد" أو "الآنسة". وبالنسبة لرئيس أو مدير مؤسسة تجارية أو صناعية أو مؤسسة تعليمية فنكتب: "السيد المدير" أو "السيدة المديرة". أما بالنسبة لوكيل أو محام أو محضر أو موثق فنتوجه إليه بعبارة "أستاذ" ، كما يستعمل نفس النداء عند مكاتبة أو مراسلة فنان شهير أو كاتب ... الخ.
ثانيا-نداء السلطة:
-السلطات الديبلوماسية والقنصلية:
-بالنسبة للسفير "السيد السفير"
-المبعوث غير العادي، والوزيرالمفوض "السيد الوزير"
-المكلف بالشؤون الخارجية "السيد المكلف بالشؤون... "
-القنصل العام والقنصل "السيد القنصل العام" "السيد القنصل"
-السلطات السياسية والإدارية:
-الوزير وكاتب الدولة: «السيد الوزير" وهو يحتفظ بهذه التسمية أو اللقب حتى بعد انتهاء مهامه.
-رئيس مجلس أعلى أو... "السيد الرئيس" "السيدة الرئيسة" وهنا يحتفظ أيضا بهذه التسمية أو اللقب حتى بعد انتهاء مزاولة مهامه.
3-صيغ التعبير الإداري المستعملة في المقدمة:
وهي مجموعة العبارات والمفردات التي تستهل بها المراسلات الإدارية وتنقسم هذه الصيغ إلى ما يلي:
-صيغ التقديم مع وجود مرجع.
-صيغ التقديم بدون مرجع.
- صيغ التقديم مع وجود مرجع:
تستعمل هذه الصيغ في مقدمة المراسلات الإدارية، وتذكر بالمرجع المستند إليه، كالرسالة السابقة أو البرقية أو النصوص التنظيمية مثل: المرسوم أو القرار أو التعليمة .... الخ ويكون متبوعا بعبارة الاحترام. وفي هذا الشأن توجد عدة صيغ، ونذكر منها على سبيل المثال:
- ردا على رسالتكم ، .................................
- إجابة عن استفساركم، .............................
- تبعا ل، ..........................................
- استنادا إلى، …………........………….
- تذكيرا ب ، ...............…….......……..
- بموجب إرسالكم المذكور في المرجع أعلاه، .........
- وفقا ل، ..........................................
- طبقا ل، …......................................
- بناء على، ........…….………….........
- نظرا ل، ….......................................
- في إطار العملية التكوينية الخاصة ب، ...............
- تكملة لرسالتي المشار إليها في المرجع أعلاه، .........
- صيغ التقديم بدون مرجع:
ويكون موضوعها من دون سند معتمد بحيث تحرر مباشرة بعبارة الاحترام، وتتنوع صيغها حسب الموضوع، ونذكر منها على سبيل المثال ما يأتي:
- يشرفني أن أحيطكم علما ب ، ..............………………...
- يسعدني أن أتقدم إلى سيادتكم، …………….....................
- يسرني أن أرفع إلى شخصكم الموقر، ……………..............….
- يطيب لي أن انهي إلى علمكم ما يأتي: ……….......................
- أتشرف بإبلاغكم، ....................................................
- يؤسفني أن ألفت انتباهكم، …..………………..…............
- يؤسفني أن أطلعكم على، …..……………......................
4-صيغ التعبير الإداري المستعملة في العرض أو المناقشة:
تستعمل في العرض صيغ تعبيرية مختلفة للتعبير عن فكرة أو مجموعة أفكار حول مسالة ما، يريد المحرر الإداري من خلالها تبليغ معلومات بكيفية واضحة ودقيقة إلى المرسل إليه حسب نوع المراسلة المحررة، وموضوعها المعالج، وتسهيلا لعمل المحرر الإداري نذكر بعض الصيغ المتداولة بكثرة في هذا المجال وهي:
مثال ذلك:
- لذا ينبغي..........................................
- وعليه فانه تقرر....................................
- كما أن هذه القضية………………….……
- وفي هذا الصدد……………….…….......
- ولهذا الغرض……………………….......
- ونتيجة لذلك...الخ
-صيغ تحمل معاني المجاملة:
مثال ذلك:
- ....................ليس في مقدوري أن.....................................
- ................حتى تسمح الظروف ب …....سوف نوافيكم ب……..
- ..................لا أستطيع إلا............................................
- .....................لا يفوتني أن أذكركم ب…………...............
- ...........................تحسبا ل....الخ
- صيغ تحمل معاني السلطة:
مثال على ذلك:
- .................................قررت ................................
-........ سوف اتخذ الإجراءات اللازمة ...................................
- .......المطلوب منكم موافاتي ب .......................................
- ............... لقد لفت انتباهي بأنكم .................................
- ................ وقد تبين لي ...........................................
- ................. أجدني مضطرا باتخاذ التدابير المناسبة ...................
- .................... لاحظت عليكم ..................................
- ............ كان عليكم أن تبادروا ب .................................
- ........... لقد سبق وأن أعلنت على ... الخ
-صيغ تقديم الحجج والأدلة:
مثال على ذلك:
- ..... وذلك بالرجوع إلى نص المرسوم التنفيذي رقم ... المؤرخ في:.....و المتعلق ب...
- ....مستندا في ذلك على القرار (أو المنشور) رقم : .....المؤرخ في ...... المتضمن.....
- نظرا للتعليمات الخاصة ب......................................................
- لا يمكن تجاهل التعليمة الوزارية رقم : .... المؤرخة في: ....... والمتعلقة ب ....
- حسب ما تضمنته تعليمة السيد المدير العام للوظيفة العمومية تحت رقم :....المؤرخة في: ....الخ.
- صيغ الترتيب :
تستعمل هذه الصيغ عندما يتحتم على المحرر الإداري ترتيب الأفكار المعلومات المدونة في المراسلة، وقد يأخذ هذا الترتيب أرقاما معينة أو حروفا أبجدية أو عبارات تشير إلى ترتيب الفكرة، ونذكر من هذه الصيغ ما يلي:
مثال على ذلك:
- أولا ..................................................................
- ثانيا ..................................................................
- ثالثا ........................................... الخ..…..............
…........................................ وهكذا ...... 3. ،2 ، 1 -
- أ ، ب ، ج... الخ
وتكون هذه الصيغ مرتبة ترتيبا عموديا، ومن العبارات التي تشير الى الترتيب:
مثال على ذلك:
- من جهة …................. ومن جهة أخرى ......................
- و بالتالي ............................................................
- بصفة عامة ........................... بصفة خاصة ....................
- بصفة رئيسية......................... بصفة ثانوية .....................
- من ناحية ......................... و من ناحية أخرى ……….....
- بصفة رسمية ........................ و بصفة عادية ……..…......
- ثم .................................... و أخيرا ……..……
- و إضافة إلى ذلك ……….........................................
- وفضلا عن ..........................فإن ..................
- وبعبارة أخرى ... الخ
5-صيغ التعبير الإداري المستعملة في الخاتمة:
وتظهر هذه الصيغ في الرسائل ذات الطابع الرسمي والشخصي، وتكون عبارة عن جملة تبين مثلا الهدف من الإرسال، وهذه بعض الصيغ:
-الصيغ المستعملة في الرسائل ذات الطابع الرسمي والشخصي:
مثال على ذلك:
- وأخيرا ....................... أو في الأخير ...........................
- وختاما........................أو في الختام ............................
- ومجمل القول ............... أو خلاصة القول ........................
- ونتيجة لذلك ......................................................
- أرجو أن تسهروا على تنفيذ هذه التدابير ................................
- أرجو أن تتفضلوا بتلبية طلبي ................. أو رغبتي ...............
- أرجو أن توافقوا على ............ لتمكيني من .......................
- وأخيرا أرجو أن تزودوني بالمعلومات المتعلقة ب .......................
- وعليكم موافاتي ب ........ للمصادقة........أو الإمضاء أو التأشيرة...
- وأخيرا أرجو أن تتفضلوا باتخاذ كافة الإجراءات اللازمة قصد ... الخ
-صيغ المجاملة المستعملة في الرسائل لاختتامها:
مثال على ذلك:
- وأخيرا تقبلوا مني سيادة مدير التربية فائق الاحترام والتقدير.
- وأخيرا تفضلوا سيدي المدير أسمى عبارات الاحترام.
- تقبلوا مني سيادة المفتش أطيب التحيات وأخلصها.... الخ
- وأخيرا تفضلوا معالي الوزير بقبول فائق الاحترام والتقدير...الخ