1-الرسالة: هي مجموعة كلمات وعبارات يعبر بها الكاتب عما يدور في ذهنه من معان وما يشعر به من انفعالات أو قضايا تعرض لها، ويود أن ينقلها إلى شخص آخر. والرسالة الإدارية هي كل رسالة تصدر عن الإدارة وتوجه لإدارة أخرى أو تصدر من مصلحة وتوجه لمصلحة أخرى في موضوع إدا ري أو تحقيق منفعة عامة، كما يمكن أن تصدر عن الإدارة وتوجه لشخص معين أو العكس أو هيئة خاصة ولكن في إطار وموضوع إداريين.
عموما تعرف الرسالة المكتوبة على انها "أداة مخاطبة الغائب". والرسالة الإدارية فهي وثيقة مكتوبة، تستعمل كوسيلة اتصال بين الجهات الإدارية، أو حتى الأفراد[1]. وتمثل الرسالة المكتوبة أداة اتصال موثقة يتم تداولها بين الأشخاص أو الوظائف أو المؤسسات؛ إما بشكل مباشر أو غير مباشر من خلال أنظمة البريد التقليدي أوالالكتروني أو أي من الوسائط الأخرى من أجل تحقيق منافع لصالح أطراف العملية الاتصالية[2].
وتتميز الرسالة الإدارية بأنها:
أ-الوسيلة الغالبة في عملية الإتصال الإداري
ب-وسيلة نقل، تبادل ومصدر للمعلومات والبيانات
ت-وسيلة إثبات مادي.
2-أهمية الرسالة: تتجلى أهميتها فيما يلي:
-تساهم في إنجاز الأعمال، وتحقيق الأهداف؛
-إبراز شخصية المؤسسة، وإعطاء انطباع جيد عن أدائها؛
-فتح قنوات اتصال قوية مع البيئة التي تعمل فيها المؤسسة بغرض تحقيق المصالح المشتركة.
ولتحقيق ذلك، برزت الحاجة إلى ضرورة إخراج هذه الرسائل بشكل يوحي بالمهنية والاحترام للطرف الآخر، وبناء مضمون الرسالة على أساس الدقة والمصداقية الأمر الذي سيساهم في بناء الثقة بين الأطراف المعنية بالاتصال.
3-فوائد الرسائل الإدارية في مجال الأعمال[3]:
- تساهم في تحقيق علاقات دائمة بين رجال الأعمال إذا ما تم إخراجها وصياغتها بشكل مناسب، كونها تحل محل الاتصال الشخصي؛
- تسهل عملية التبادل التجاري دون لقاء شخصي أو معرفة سابقة؛
- تعد دليلا موثقا وقانونيا أمام القضاء في حالة المنازعات بشأن البنود أو الشروط الموثقة في الرسائل؛
- توفر الجهد والوقت والمال بين أطراف العملية التجارية؛
- تتيح لأطراف العلاقة التفكير والممارسة قبل عملية اتخاذ القرار.
وتمثل الرسالة أهم وثيقة إدارية نظرا لسعة استعمالها وتعدد مجالات استخدامها. والرسائل الإدارية نوعان: رسائل مصلحية يتم تبادلها بين مختلف المصالح الإدارية، ورسائل شخصية موجهة للأشخاص، سواء تعلق الأمر بمستخدمي الإدارة أو بالمتعاملين الخارجيين.
-الوظائف المختلفة للرسالة الإدارية
تستخدم الرسائل الإدارية لأغراض متنوعة، نورد أهمها فيما يلي:
- رسالة التحويل أو الإحالة: هي رسالة إدارية يكون موضوعها تبليغ وثيقة أو تحويل ملف إلى الغير أو إحالة وثائق إلى مصلحة ما، وقد يكون هذا التحويل نهائيا أو للإطلاع ثم الرد، وهو نفس الدور الذي يلعبه جدول الإرسال كما سنوضحه لاحقا.
- رسالة الإنذار أو الإعذار: وهي رسالة إدارية تبعثها الإدارة إلى الشخص(طبيعي أو معنوي)، لوجود تأخير في تنفيذ الالتزام التعاقدي الذي تعهد به المدين، فتنذره الإدارة بذلك معلنة عن إرادتها في التنفيذ خلال مدة معينة وإلا تعرض للجزاء نتيجة الإخلال بالالتزام التعاقدي.
- الرسالة الطلبية: هي رسالة إدارية تستعمل لطلب معلومات أو استشارات أو غيرها.
- رسالة الإشعار: هي رسالة إدارية تستعمل للإشعار بالاستلام.
- رسالة التذكير: تهدف إلى دعوة المرسل إليه إلى القيام بعمل طلب منه أو الرد على رسالة لم يرد عليها في الآجال المحددة أو المعقولة، أو للتذكير بإرسال سابق أو استبيان مسألة ما. وتمتاز بأنها رسالة صارمة إن كانت نازلة وتحمل إشارة (رسالة تذكير)، وإذا تكرر التذكير تكون العبارة "تذكير ثالث” مثلا. وقد تكون صاعدة فيكون القصد منها تذكير المرسل إليه برسالة سابقة وتنبهه بالرد.
- رسالة إخطار: توجه إلى شخص بغرض إلزامه بالعودة في أجل محدد أو إخطار ممتنع عن دفع مستحقات معينة ... الخ.
-أمثلة (نماذج) لرسائل إدارية
مثال 01:
الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية
وزارة ............... ........... في ................
جامعة .........
المعهد العالي.......
عدد......../......
مدير المعهد ....................
إلى
السيد وزير ...............
تحت إشراف السيد رئيس جامعة ...........
الموضوع: حول توسيع مبنى المعهد ...........
أتشرف بإعلام عنايتكم أن المبنى الحالي للمعهد ................ لم يعد يستوعب الحجم المتزايد لعدد الطلبة الوافدين عليه من سنة جامعية إلى أخرى. وقد أدى ضيق المبنى إلى نقص قاعات التدريس وانعكس ذلك بشكل سلبي على السير الطبيعي لعمل المؤسسة.
ولتجاوز هذه الوضعية، الرجاء التفضل بالإذن للمصالح الفنية بالوزارة قصد انجاز الدراسة الخاصة بتوسيع البناية الحالية للمعهد بانجاز قسط إضافي يحتوي عشر قاعات للتدريس ومخبرين للإعلامية.
وتفضلوا، سيدي الوزير، بقبول فائق عبارات التقدير والاحترام، والسلام.
الاسم واللقب والصفة
التوقيع
الختم
مثال 02:
الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية
وزارة ............... ........... في ................
الإدارة العامة للمصالح المشتركة
عدد......../......
وزير .........
إلى
السيد مدير المعهد .......
تحت إشراف السيد رئيس جامعة .......
الموضوع: حول توسيع مبنى المعهد
المرجع: رسالتكم رقم ...... بتاريخ .........
وبعد، تبعا للرسالة المذكورة بالمرجع والمتعلقة بتوسيع مبنى المعهد .........، أتشرف بإعلامكم أنه تم الإذن لإدارة التجهيز والبنايات بالوزارة قصد إعداد ملف فني في الغرض.
وسيتم بالتوازي إدراج الاعتمادات المالية اللازمة بعنوان السنة المالية لتمويل الأشغال ضمن ميزانية الوزارة لسنة.... ..و....
عن وزير........................
وبإذن منه
المدير العام للمصالح المشتركة
التوقيع
مثال 04:
- رسالة استقالة -
تعد الاستقالة حقا معترفا به لكل موظف يرغب في إنهاء علاقة العمل التي تربطه بالمؤسسة أو الإدارة العمومية.
ويرسل الموظف طلبه الخطي عبر الطريق السلمي إلى السلطة التي لها صلاحية التعيين على أن يبقى ملزما بتأدية الواجبات المرتبطة بمهامه حتى صدور قرار السلطة المذكورة.
الاسم واللقب: ب.........، في ................2022
الرتبة:
الوظيفة:
إلــــى
السيـــد المحترم مدير الموظفين والتكوين.......
الموضوع: طلب استقالة
يؤسفني أن أتقدم لسيادتكم بطلب استقالتي من الوظيفة (المنصب) التي أشغلها حاليا لدى مصالحكم.
ويأتي قراري هذا لأسباب شخصية، وعملا بالأحكام القانونية والتنظيمية، فإنني سأتوقف عن العمل بتاريخ .......... بعد نفاذ المدة المطابقة للإشعار المسبق والمحددة قانونا.
الرجاء منكم إشعاري باستلام هذا الطلب، وموافاتي بموافقتكم حول تاريخ توقفي عن العمل.
تقبلوا مني سيادة مدير الموظفين والتكوين أرقى عبارات الاحترام
المعني بالأمر+ التوقيع
2-الاستدعاءات:
هي مراسلة إدارية بسيطة تستعمل لغرض واحد وهو طلب حضور شخص معين إلى مكان. معين مثلاً: مقر العمل، اجتماع، استكمال ملف إداري، المشاركة في مسابقة....[4]
فالاستدعاء يكتسي الطابع الأمر الإلزامي وهو شخصي لا يمكن أن يرسل المستدعى من ينوب عنه لأنّ الغرض يخصه بشخصه بالدرجة الأولى ويترتب عن عدم الحضور عقوبات. (وإجراءات مضادة. [5]
ومما ينبغي التنبيه إليه في هذا السياق ضرورة تجنب استخدام العبارات الغامضة والمبهمة مثل "لأمر يهمكم"، وهو ما يترك المدعو في حالة حيرة وتردد، بل ينبغي ذكر سبب الاستدعاء سواء تعلق الأمر بالمواطنين أو فيما بين المصالح الإدارية.
3-الدعوات:
هي مراسلة إدارية بسيطة تستعمل لغرض واحد هو طلب حضور شخص طبيعي أو معنوي-ممثله-إلى جلسة عمل أو نشاط قصد المشاركة أو التشريف، عكس الاستدعاء الذي يكون هدفه القيام أو الالتزام بتنفيذ أمر ما.
وتخضع هذه الأخيرة من حيث موضوعها للدقَّة والإيجاز مع استعمال صيغ المجاملة، أما من حيث شروطها الشكلية فتخضع لذات العناصر التي يشملها الاستدعاء.
4-جداول الإرسال؛
يسمى أيضا حافظة الإرسال، وهو عبار ة عن وثيقة إدارية تستخدم في نقل أو تحويل الوثائق والمستندات بين مختلف المصالح الإدارية داخل نفس الوحدة أو بين وحدات إدارية مستقلة، ويهدف أساسا إلى الاحتفاظ بسند قانوني يثبت انتقال وتسليم الوثائق والمستندات إلى المرسل إليه، بحيث يتم التأشير بالاستلام على النسخة الإضافية للجدول من طرف هذا الأخير، قبل أن يسترجعها المرسل.
يحرر من أجل العفاء من المسؤولية في حالة الضياع أو التزوير أو تلف وسرقة الوثائق التي يحملها جدول الارسال، ولضمان وصولها.
ويتكون بالإضافة الى الدمغة، المرسل، المرسل اليه .... "عنوان جدول ارسال" في وسط الورقة،وجدولا من ثلاث خانات كما هو مبين فيما يلي:
وتستعمل البرقية الرسمية في حالة الاستعجال فقط لإعطاء تعليمات أو الحصول على معلومات أو الأمر بتنفيذ مأمورية محددة، وقد توجه الى رئيس اداري أو مرؤوس أو زميل ... الخ
تتضمن البرقية الرسمية البيانات التالية:
الرأسية أو الدمغة، رقم القيد أو التسجيل، التاريخ والمكان، بيان المرسل والمرسل إليه الذي يذكر في الجهة اليمنى، الموضوع، المرجع عند الاقتضاء، نص البرقية، إمضاء وختم الإدارة.
أما البرقية التي تصدرها مصالح البريد فتكون معرفة ب: رقم الإرسال، ساعة وتاريخ الإرسال، عدد الكلمات، المصدر، ملاحظات المصلحة، تأشيرة المصلحة.
الفرق بين:
البرقية télégramme Le
و
التلكس télex Le
و
الفاكس fax Le