وظائف وسائل الاتصال الإداري:

الوظیفة التنسیقیة: حیث أنه من خلال الاتصالات بین المصالح والمكاتب المختلفة یتم التنسیق 

فیما بینها، سواء عن طریق الاجتماعات المنعقدة لأجل د ا رسة المواضیع المطروحة

/الانشغالات/المهام/ ویكون التنسیق داخل المكتب الواحد/او الوحدة الواحدة/او الادارة الواحدة/او

بین الادا ا رت/او بین المؤسسات

الوظیفة التسییریة: أن غیاب الاتصال معناه غیاب تدفق المعلومات وسریانها بین مختلف 

الأجهزة الإداریة، وبالتالي فإنه یصعب الحدیث عن المؤسسة وتسییرها بدون اتصالات مهما

تعددت وسائلها داخل المؤسسة، فالمدیر مثلا یتصل هاتفیا لیعطي تعلیمات لمختلف المدیریات ثم

إلى المصالح والمكاتب وفي كل مرحلة یتم تدفق المعلومات التي تساهم في تفعیل وتسییر

العمل...

الوظیفة التنظیمیة: إن الاتصال یلعب دو ا ر هاما في تنظیم هیكلة المؤسسة وإدارتها فالاتصال 

ینظم عمل كل مصلحة، وینظم العمل بین الاط ا رف.

الوظیفة التكاملیة: ویظهر ذلك من خلال تكامل الوظائف التي تؤدیها مدیریات ومصالح المعهد، 

مثلا في حال احتیاج موظف ما من أي مصلحة معینة لوسائل نقل (سیارة) فیتصل بمصلحة

الوسائل العامة التي تحل المشكلة مباشرة، ومنه نلاحظ التكامل بین مختلف المدیریات والمصالح،

وبعلیه یتكامل المعهد ووظائفه تكاملا كلیا.

الوظیفة التسویقیة /الترویجیة/بناء السمعة. 

يحدث هذا النوع من الاتصال بين جميع الأف ا رد، على اختلاف درجاتهم وأماكنهم في العمل

أو في الإدارة، كما يحدث بين الأف ا رد والأشخاص بصورة فردية وشخصية في الحياة اليومية،

والعلاقات العامة والإنسانية التي تجمع بين مختلف الأف ا رد من الأماكن المحلية الداخلية

أو الخارجية، للبلاد أو المنطقة التي يعيش فيها كل فرد والاتصال هنا يكون عن طريق استعمال

الكتاب، وتوثيق واثبات المعلومات والمطالب والتعليمات، بهدف نقلها وسهولة الرجوع إليها وقت

الحاجة إذا كان هذا الاتصال أثناء القيام بالمهام العملية، هذا الشيء لا يتوفر في عملية

الاتصال الشفوي، والذي من الصعب أن يحدث إذا كانت المؤسسة أو المنظمة كبيرة ومنتشرة

في عدة أماكن، وعملية الاتصال الكتابي تحقق الدقة والأمانة أثناء نقل الرسائل الاتصالية

إلى العاملين، خصوصا إذا كان يعتبر الشكل المعتمد لدى معظم الموظفين والمسؤولين

الذين يعتمدون على التعليمات المكتوبة اعتمادا تاما، وذلك لكي يستطيعوا معرفة كيفية ومدى

انجاز أعمالهم، ولأنه يمكن من القيام بنقل المعلومات نفسها كما هي إلى أكبر عدد من الأف ا رد.

هذا النوع من وسائل الاتصال يعطي الطرف الذي يستقبل الرسالة الفرصة الكافية والمناسبة

للق ا رءة، دون أن يقاطعه في ذلك أحد، كما وأن هذه الوسائل تعطي الفرصة الكافية للمرسل

للتفكير في موضوع الرسالة وهل صاغها بصورة مناسبة ومقبولة وضعت جميع الجوانب

التي يريد نقلها إلى المستقبل.

24

وهذا النوع من وسائل الاتصال يكثر في حالات الاتصال من أعلى إلى أسفل، ويقل استعماله في

الحالات العكسية، أي الاتصال من أسفل إلى أعلى، من العاملين إلى المدير والإدارة وذلك

لخوفهم من كتابة المعلومات التي من الممكن أن تستعمل ضدهم فيما بعد، أو لأنها من الممكن

أن تسبب الإزعاج للمدير أو حتى تغضبه.

ومن جوانب ضعف هذه الوسائل الاتصالية هو عدم معرفة المستقبل للدوافع والأسباب التي أدت

إلى إرسالها، أو لأنه من الممكن أن يفهمها بصورة مختلفة عن القصد منها، لأنه يوجد اختلاف

في المفاهيم والقدرة على التفكير ومستوياته بين الطرفين، الأمر الذي يؤدي إلى عدم تحقيق

الاتصال للأهداف المنشودة لأن العاملين ينقل ون التعليمات التي وصلت إليهم بصورة خاطئة

وغير مطابقة للمقصود.

ولكي نتغلب على هذا الجانب الضعيف، يجب أن نقوم بعملية تعزيز للاتصال الكتابي

عن طريق الشرح والمناقشة لموضوع الرسالة والهدف منها إذا كانت رسالة عامة ويتم تحقيق

ذلك بأن يقوم المسؤولين بمقابلة العاملين بصورة جماعية أو فردية والتأكد من أنهم استطاعوا

معرفة أسباب إرسال الرسالة لهم، وكيف يمكن القيام بتنفيذ وتحقيق المطلوب منها.

 طرق الاتصال الكتابي كثيرة ومختلفة سوف نشرح قسم منها :