يقصد بالمرتكزات الأساسية للتحرير الإداري مجموع الضوابط والمتطلبات الواجب مراعاتها من أجل أداء عملية التحرير بطريقة صحيحة وفعالة، لأن الاتصال بين الجهات الإدارية المختلفة أو بين الإدارة والمتعاملين معها ليس كأي اتصال آخر بحكم الطبيعة القانونية لهذه الهيئات من جهة، والتزامات التحفظ والشرعية التي تحكم علاقاتها بغيرها من الأشخاص (الطبيعيين أو الاعتباريين) من جهة ثانية.
وعليه فإن التحرير الإداري يتطلب مراعاة عدد من الضوابط أهمها: الضوابط الشكلية، والضوابط القانونية وأخيرا الضوابط اللغوية.
-أولا: الضوابط الشكلية: تصاغ مختلف الوثائق والنصوص الإدارية في قوالب خصوصية تضفي عليها الصفة الرسمية وتحدد هويتها الإدارية، فسواء تعلق الأمر بالمراسلات أو الوثائق أو النصوص فإنها جميعا تحرر في أشكال متميزة.
هذه الشكلية تبرز مصدر الوثيقة، طبيعتها، وجهتها، مرجعيتها، وغيرها من العناصر الضرورية واللازمة لإضفاء الصبغة الرسمية على الوثيقة، والتي تندرج ضمن الإطار القانوني والتنظيمي المسير للنشاط الإداري، وسنأتي على ذكر هذه العناصر الشكلية بالتفصيل عند تناول كل نوع من الوثائق على حده نظرا لتباين شكليات كل وثيقة وتميزها عن الوثائق الأخرى. وينبغي أن يراعى في الجانب الشكلي النقاط التالية:
- وحدوية الموضوع : يجب أن تتناول المراسلة الإدارية الواحدة موضوعا واحدا، وأن تحرر على وجه واحد من الورق.
- احترام السلم الإداري: إن كل مراسلة موجهة من أشخاص معنويين أو طبيعيين خاضعين لسلطة ما، يجب أن يحترم فيها السلم الإداري بحسب ما تقتضيه هيكلة الإدارة المعنية.
- قياس الورق المستعمل : ينبغي أن تحرر المراسلة الإدارية على الورق مقياسه كالتالي :
مقياس ((27x 21: وإما مقياس ((29x 21 أو مقياس ((31x 21
شريطة أن تتضمن كل مراسلة نوعا واحدا من هذه المقاييس دون الجمع بينها، ويستحسن استعمال مقياسx21 27 وذلك لتداوله وكثرة استعماله في الإدارة.
-ترك الهوامش في جميع الجوانب: من آداب اللياقة والتنظيم المحكم أن تترك الهوامش من جميع الجهات للورقة.
- عناصر التقديم المادي للمراسلة الإدارية (المرفقية أو المصلحية). (أنظر الشكل أسفله)
المصدر: بوحميدة عطاء الله، دروس في المراسلات الإدارية مع نماذج تطبيقية، ديوان المطبوعات الجامعية، الجزائر، 1999، ص09.
-شرح عناصر التقديم المادي للمراسلة الإدارية:
تحتوي المراسلة الإدارية من حيث تقديمها المادي (أي شكلها) على عدد من العناصر المشتركة، وهي:
أ-الدمغة : مجموعة الكلمات التي تبين اسم الدولة، وتكتب بكتابة متميزة و في سطر واحد في أعلى الوثيقة مع تساوي المسافة الجانبية للورقة. وقد تتبع بالشعار الذي يعكس فلسفة الدولة.
الدمغة: " الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية "
الشعار: بالشعب وللشعب
ب-الطابع والعنوان: ويقصد بهما مجموعة البيانات التي توضح اسم الإدارة أو الهيئة التي تصدر منها الوثيقة المعنية، ويظهر ذلك في الزاوية العليا للجهة اليمنى من كل وثيقة إدارية ويتكون غالبا من النقاط التالية:
-اسم الوزارة أو الولاية (حسب الهيكلة).
-اسم المديرية أو القسم أو الدائرة أو المصلحة (حسب الهيكلة).
-اسم المكتب الذي صدرت منه المراسلة والمكلف بالقضية التي تعالجها هذه المراسلة.
مثال على ذلك بالنسبة لإدارة مركزية:
وزارة التربية الوطنية
مديرية التكوين
المديرية الفرعية للتكوين المتخصص
مكتب .......................................
تـ-رقم الترتيب أو التسجيل: ويراعى فيه العناصر التالية:
- الرقم التسلسلي في الصادر.
- رمز المصلحة.
- السنة التي صدرت فيها المراسلة.
مثال على ذلك:
2017/.../.../ 120: الرقم
*وقد يتبع الطابع بعنوان الجهة الإدارية ورقم هاتفها[1].
--هناك من يعتبر الشعار والطابع كعنصرين مشكلين للدمغة أو الرأسية.
ث-المكان والتاريخ: وهما عنصران هامان في المراسلات الإدارية ويدونان عادة في أعلى الوثيقة من الجهة اليسرى، ويتكون التاريخ من اليوم والشهر والسنة، ويكون مسبوقا بمكان مصدر المراسلة.
مثال على ذلك: ....... في20: أكتوبر 2017
ويستحسن كتابة المكان والتاريخ في أسفل الوثيقة إذا كانت المراسلة في شكل جداول إرسال أو قوائم أو كشوف أو محاضر أو تقارير...... الخ.
جـ-بيان المرسل والمرسل إليه (مع ذكر السلم الإداري في بعض الحالات):
-بيان المرسل: وهو مجموع البيانات التي تسمح بالتعريف بالمصلحة أو الشخص صاحب الرسالة، ويذكر فيه صفة المرسل إذا كان شخصا معنويا.
ويعبر فيه عن الشخص المرسل بمنصبه النوعي وليس باسمه الشخصي، مع الإشارة في هذا السياق إلى أنه وفق أبجديات التحرير الإداري فإن المرسل لا يسيد نفسه، أي أنه من الأفضل أن لا يستبَق ككتابة المرسل ب السيد: ...
مثال على ذلك: مدير التربية
إلى السيد/………
ويكتبفي الجهة اليمنى من الوثيقة في مكان الدمغة، يدون فيه اسم ولقب وعنوان المرسل ووظيفته، إذا كان شخصا طبيعيا.
مثال على ذلك:
الاسم واللقب: .............................
أستاذ(ة) بمتوسطة ............................
-بيان المرسل إليه: هو مجموع البيانات التي تسمح بمعرفة الطرف الذي وجهت إليه المراسلة الإدارية، وقد يكون شخصا طبيعيا أو معنويا، عاما أو خاصا، ويكون في الجهة اليسرى من الوثيقة.
مثال على ذلك:
إلى السيد مفتش التعليم الإبتدائي
المقاطعة: ....
ويكتب اسم ولقب وعنوان المرسل إليه، إذا كان شخصا طبيعيا.
ويضاف إليه السلم الإداري إذا كان المرسل إليه شخصا موظفا تابعا لسلطة إدارية.
مثال على ذلك:
إلىى السيد(ة): ......................
أستاذ(ة)اللغة العربية بثانوية ..........
....... – ولاية ..............
ع/ ط السيد(ة) مدير الثانوية
*ملاحظة: يتوسط بيان المرسل والمرسل إليه كلمة -إلى-
---السلم الإداري: غالبا ما ترسل المراسلة الإدارية عن طريق السلم الإداري بصفة تصاعدية أو تنازلية، وتختصر هذه العبارة ب:
- ع/ ط = عن طريق
- ت/ إ = تحت إشراف
بحيث أن كل مراسلة موجهة من أشخاص خاضعين لسلطة سلمية إلى إدارة عليا، يجب أن يحترم فيها السلم الإداري بحسب ما تقتضيه هيكلة الإدارة المعنية، وكذا الشأن بالنسبة للمراسلات المتبادلة بين المصالح أو بين الهيئات العليا والموظفين.
*ملاحظة: عندما يجب أن يشمل التسلسل الإداري عدة مراحل عوض تكرار صيغة “تحت إشراف” عدة مرات يمكن تعميم هذه الصيغة كالتالي: "عن طريق التسلسل الإداري أو تحت إشراف السلم الإداري ".
حـ-الموضوع: يجسد الموضوع محتوى الرسالة باختصار حيث يتم توضيح طبيعة ومضمون موضوع المراسلة المراد عرضه أو طرحه على الهيئة المعنية، ويسمح لهذه الهيئة بالإدراك السريع لأهمية الموضوع ويسهل لها دراسته وترتيبه.
مثال على ذلك : الموضوع : طلب تعديل الخريطة التربوية والإدارية.
خـ-االمرجع: وهو يعين الإشارة التي توضع عادة تحت الموضوع، والتي يقصد بها التذكير بوثائق سابقة يرجع إليها عند الضرورة، من رسائل، أو مناشير أو مراسيم أو قرارات أو تقارير أو محاضر...الخ.
وللمرجع أربعة عناصر أساسية، وهي:
- نوعية النص : (رسالة، منشور، قرار ... الخ).
- بيان الرقم : الرقم التسلسلي في الصادر.
- بيان التاريخ : تاريخ استصداره بالضبط.
- موضوع النص : أي ما تضمنه النص.
مثال على ذلك:
المرجع: المنشور رقم: 97/16 المؤرخ في06/01/1997 المتضمن المقاييس المعتمدة في فتح المناصب المالية على الخريطة التربوية والإدارية.
د. المرفقات أو المستندات: Les pieces jointes
وهي عبارة عن وثائق إدارية، قانونية أو قضائية نرفقها بالمرسالة التي حررناها لتدعيم ما كتبناه وتبريره، وهي من البيانات الظرفية.
وعليه، إذا الحقت بالمراسلة الإدارية مرفقات معينة (شهادات أو وثائق رسمية) من المفيد الإشارة إلى هددها تحت المرجع.
ويتم ذكر نوعية المرفقات أسفل الرسالة وعلى يمينها مقابل التوقيع بحيث تذكر الوثائق الموجودة طي الرسالة (المرفقة بها) بشكل عمودي على الترتيب وثيقة تلو الأخرى.
ذ-نص المراسلة: وهو صلب الرسالة أو مضمونها التي يعبر فيه صاحبه عن قضيته وغرضه، وينبغي أن يخضع لعناصر تصميم المراسلة الإدارية التي ذكرناها آنفا في الشروط المتعلقة بالمضمون وهي:
(1) التقديم: ويهدف إلى التنبيه إلى موضوع الرسالة، أهميته أو دوافع الاهتمام به؛
(2) العرض: يتمثل في طرح المعلومات، عناصر التحليل أو المبررات المتعلقة بموضوع الرسالة؛
(3) الخاتمة: تتمثل في تحديد الهدف المنشود، كالتماس طلب أو إصدار أمر أو إبلاغ مقترحات أو غيره مما يصبو المرسل إلى تحقيقه.
تختم الرسالة الإدارية عادة بعبارة المجاملة وهي عبارات الشكر والتقدير والاحترام الواجبة عرفا وأخلاقا بين المتراسلين لاسيما بين الإدارة والمتعاملين الخارجيين، وبين المرؤوس ورئيسه، وتختلف عبارات المجاملة باختلاف المرسل إليهم.
ز. النسخ المرسلة أو الموجهة إلى Destinataires des copies
تستعمل نسخة موجهة إلى او نسخة إلى Copia à ….. وتذكر غالبا في أسفل الرسالة وعلى اليمين، وهي نسخ طبق الأصل للمراسلة الرسمية، وتكون لها حجة في الإثبات متى كانت مطابقة للأصل (المواد 324 إلى 326 من القانون المدني) وهي من البيانات الظرفية.
وترسل هذه النسخ إلى من يعنيهم موضوعها إما إعلاما أو تبليغا أو ترتيبا.
مثلا:
- نسخة إلى رئيس جامعة الجزائر (للإعلام)؛
- نسخة إلى مصلحة الموظفين (للترتيب)؛
- نسخة إلى المعني (للتبليغ).
س-الإمضاء: هو ما يسجله شخص كاسم له في تشكيلة خاصة به وذلك ليؤكد صحة وثيقة مكتوبة وصدقها وتحمل مسؤوليتها. ويعتبر الإمضاء أحد العناصر الأساسية للوثائق والمراسلات والعقود الإدارية، ويشكل الشرط الأساسي لصحة هذه الوثائق بحيث أن الوثيقة غير الممضاة لا يترتب عليها أي مفعول قانوني وتعتبر كأنها لا شيء. وحتى يكون الإمضاء صحيحا يجب أن يكون صادرا من السلطة المختصة (الختم) بمعنى السلطة التي منحت لها الصلاحية من طرف القانون.
ويجب أن يكون الإمضاء مسبوقا بوظيفة المعني ومتبوعا باسمه ولقبه، وعموما فانه لا يوجد على مستوى الإدارة أو المؤسسة إلا شخص واحد مخول له حق الإمضاء، وهو رئيس الإدارة أو المؤسسة كالوزير، الوالي، رئيس البلدية أو المدير العام ... ألخ.
ويمكن لهؤلاء المسؤولين أن يفوضوا الإمضاء إلى نوابهم من الموظفين العاملين تحت مسؤوليتهم وإشرافهم، وفي هذه الحالة يكون من الضروري أن تسبق إمضاءات هؤلاء المسؤولين إشارة تبين صفاتهم ونوعية اختصاصاتهم التي تمكنهم من ربط مسؤولياتهم بالسلطة العليا ويكون إمضاؤهم:
- إما بالتفويض.
- أو بالنيابة.
-الإمضاء بالتفويض: وتقتضي هذه العبارة من المسؤول المباشر للسلطة انه قد فوض صلاحية الإمضاء لواحد أو مجموعة من مساعديه للقيام بهذه المهمة بصفة دائمة أو لفترة محددة على بعض الوثائق والعقود الإدارية وذلك في حدود صلاحياتهم.
مثال على ذلك:
عن الوزير وبتفويض منه
مدير التكوين
اللقب والاسم، الإمضاء والختم
-الإمضاء بالنيابة: تقتضي هذه العبارة من صاحب السلطة كالوزير، أو الوالي، أو رئيس البلدية مثلا انه قد فوض لأحد مساعديه فقط صلاحية الإمضاء بالنيابة عنه بصفة مؤقتة، ولفترة زمنية محددة على مجموعة من الوثائق والعقود الإدارية عندما يكون غائبا عن إدارته لأسباب معينة، أو في حالة شغور المناصب، حتى لا تتعطل مصالح المرفق العام.
مثال على ذلك:
عن رئيس المجلس الشعبي البلدي وبالنيابة
النائب الأول
الاسم واللقب، الإمضاء والختم__
ثانيا-الضوابط والمتطلبات القانونية: تشكل المحررات الإدارية دعائم أساسية للنشاط الإداري، ووسائل تستعملها الإدارة لإنجاز مهامها، وعليه يتوجب على المحرر امتثال الإطار القانوني المحدد والمنظم لهذه الأنشطة، فسواء تعلق الأمر بالمراسلات الإدارية أو بباقي النصوص والوثائق.
إن حجية الوثيقة الإدارية وما يترتب عليها من آثار والتزامات قانونية، وتوخيا لمبدأ المشروعية التي يجب أن تتحلى بها كل التصرفات الإدارية، يفرضان على المحرر الإداري الحرص التام على مطابقة محرراته للنصوص القانونية السارية، دفعا لأي عيب شكلي أو موضوعي قد يعتري هذه المحررات.
إن الوثيقة الإدارية تتضمن عددا من العناصر تعكس طبيعة الوثيقة وهوية الجهة الإدارية المصدرة لها، هذه العناصر لا تتحدد اعتباطا بل تستند إلى النصوص المنظمة للهياكل وللأنشطة الإدارية المعنية بمضمون الوثيقة.
كل هذه الاعتبارات تقتضي إلماما بحد أدنى من المعارف القانونية التي من شأنها أن تمكن المحرر من إنجاز مهمته على أحسن وجه، لاسيما فيما يتعلق بالمبادئ العامة للقانون، مبدأ تدرج النصوص، مبدأ التدرج الإداري...وغيرها.
ثالثا-الضوابط والمتطلبات اللغوية: يتطلب التحرير الإداري قدرا كبيرا من الدقة والوضوح تجنبا للالتباسات الدلالية التي تؤدي حتما إلى سوء الفهم وتباين التأويلات، لذلك ينبغي على المحرر الحرص على الكتابة الصحيحة والفصيحة والبعيدة عن كل ما يشين التراكيب اللغوية أو يعيق الإبانة عن المعاني المقصودة كالإعراب أو بناء الجملة أو دلالات الصيغ الصرفية أو غيرها.
والسبيل إلى تحقيق هذه الغاية هو تمكين المحرر من حيازة قدرات لغوية متنوعة (مفردات-تراكيب-مترادفات... إلخ) تجعله يعبر تعبيرًا صحيحًا عما يقصد تبليغه أو تدوينه، لذلك ينصح أهل الاختصاص أن "يكون أسلوب (المحرر) بسيطا: فلا حاجة إلى تنميق العبارة والتأنق في التركيب، إنما المهم هو إيضاح المعنى وإيصاله إلى ذهن القارئ بسهولة ويسر خاليا من الصناعة اللفظية والتكلف، مع المحافظة على قواعد اللغة وروابطها".
ويندرج ضمن هذه الضوابط مراعاة الاستعمال الصحيح والمنضبط للمصطلحات، لاسيما المصطلحات القانونية والإدارية، توخيا للدقة والوضوح، وفي هذا الصدد ننصح المتكونين بالاطلاع على المفاهيم والمصطلحات القانونية والإدارية باللجوء إلى المعاجم والقواميس المتخصصة.
[1] - بوحميدة عطاء الله، مرجع سابق، ص14.
* عادة ما يكون مطبوع pré-imprimé (أنظر: رشيد حباني، دليل تقنيات التحرير الإداري والمراسلة، دار النجاح، برج الكيفان، الجزائر، 1996، ص30.
2-التمييز بين الرسالة الإدارية المرفقية والرسالة الإدارية ذات الطابع الشخصي مثل الطلبات الخطية.
تعرف الرسالة الإدارية بأنها وثيقة رسمية محررة باسم الموقع إن كانت شخصية وباسم المرفق العام أو المؤسسة إن كانت إدارية وبمعنى آخر هي التي يبعث بها موظف في إدارة أو شركة أو تبعث بها إدارة إلى جهة أخرى لأمور تخص العمل يطلب فيها مرسلها أمرا أو يرد على طلب أو يستفسر عن قضية ما.
أولا: الرسائل الإدارية المرفقية:
ويقصد بها تلك الرسالة المتبادلة بين الأجهزة المركزية أو الأجهزة المركزية والهيئات المحلية أو بين مصالح إدارية تابعة لنفس الجهاز أو مستقلة ويتعلق موضوعها بتسيير المرفق
أمثلة عن رسائل إدارية ذات طابع رسمي مرفقي
.
ثانيا: الرسالة الإدارية ذات الطابع الشخصي:
هذا النوع يجمع بين الطابع الإداري والطابع الشخصي فقد يتعلق موضوعها بوضعية إدارية ولكن تخص محررها، وقد تكون الجهتان إداريتان ولكن موضوعها يغلب عليه الطابع الشخصي.
وتتميز عن الرسائل الإدارية المرفقية من حيث الشكل في طابعها الوجيز واستعمالها لعبارات النداء والمجاملة
- تشبه من حيث الأسلوب الرسائل المتبادلة بين الأفراد أو الشركات الخاصة
- المعلومات الخاصة بالمرسل إليه تأتي في أعلى الصفحة وعلى اليسار في حالة الطلبات
أما المعلومات الخاصة بالمرسل إليه تأتي في أسفل الصفحة وعلى اليسار في حالة التهاني
-البيانات الشكلية للرسالة الإدارية ذات الطابع الشخصي المرسلة من الإدارة إلى الشخص
تتمثل البيانات التي يجب أن تذكر في هذه الرسالة في: الدمغة، رقم التسجيل، المكان والتاريخ، بيان المرسل، بيان المرسل إليه، السلم الإداري إذا كان الشخص موظفا، الموضوع، المرجع، عبارة النداء، نص الرسالة، عبارة المجاملة في نهاية الرسالة، الإمضاء والختم.
-البيانات الشكلية للرسالة الإدارية ذات الطابع الشخصي المرسلة من شخص طبيعي إلى الإدارة
البيانات الواجب م ا رعاتها في هذه الرسالة هي: اسم ولقب المرسل الذي يحرر الجهة العلوية اليمنى للورقة، وظيفته وعنوانه الإداري )إذا كان موظفا(، عنوانه الشخصي إذا كان غير موظف، المكان والتاريخ، بيان المرسل إليه )صفته وعنوان الإداري(، السلم الإداري إذا كان الشخص الم رسل موظفا، الموضوع، المرجع إن وجد، عبارة النداء، نص الرسالة مع عبارة المجاملة في الأخير، الإمضاء والختم إن وجد.
