إدارة الجلسات أو الاجتماعات

يدخل مضمون هذه المحاضرة في نطاق تقنيات تنشيط الجماعات وتستخدم فيها تقنيات الاتصال. وهنا ينبغي الإشارة إلى منطلق أساس وهو أن هناك وظائف ثلاثا لتنشيط الجماعة هي الإنتاج اولتسهيل اولضبط ينبغي للمنشط أن يسهر على تشغيل هذه الوظائف في الوقت المناسب. ويمكن شرح هذه الوظائف باختصار كالتالي:

الإنتاج: معناه أن الأمر يستلزم من العملية إنتاج نتيجة وايجاد حل أو عناصر حل. أي تطوير است ا رتيجية تسمح بالوصول إلى تحقيق الأهداف المحددة. ويهم الإنتاج كل من يشارك مباشرة في تنفيذ مهمة الجماعة.

التسهيل : وتتعلق هذه الوظيفة بكل ما يجب أن يتحقق حتى يبلغ الإنتاج منتهاه )طاقته القصوى(. ويتعلق الأمر بالطرق المستعملة، مثلا: الحفاظ على الجماعة في مجابهة مشكل ما، تحديد خطة عمل، إيجاد مقاربة جديدة للخروج من الوضعية الصعبة...إلخ

فالتسهيل هو تشغيل الوسائل لبلوغ الهدف المحدد. وهو يضمن التجميع الأكثر ملاءمة لموارد المشاركين وحل الصعوبات التي يمكن أن تظهر في عملية التجميع المشترك mise en commun . ويعني التسهيل أيضا تنظيم عمل الجماعة وتوضيحه.

الضبط: تتعلق هذه الوظيفة بالعلاقات بين المشاركين. وتهدف إلى الحفاظ على الجماعة موحدة في جو مريح وهادئ. وهي تهدف أيضا إلى تجنب الن ا زعات وحلها. شرحنا الآن هذه الوظائف الكبرى الثلاث في انتظار تفصيلها لاحقا. بمناسبة التطرق إلى إدارة الجلسات وهو موضوع المحاضرة نشير إلى أن المنشط هو سيد الاجتماع. فهو المسؤول عن تأطيره بتحديده واعلانه موضوعه وجدواه وجدول أعماله وطرق إج ا رئه أو ما يسمى بالفرنسية sujet – interet – objet – methodes) SIOM ( ويضع الوظائف الكبرى الثلاث لتنشيط الجماعات )وهي الإنتاج – التسهيل - الضبط( لتشجيع المشاركة النشطة لكل الأف ا رد الحاضرين في

الاجتماع.

أولا : م ا رحل الاجتماع:

1 – مرحلة التحضير للاجتماع:

يعتقد الكثير أن الاجتماع يبدأ عندما يجلس المنشط والمشاركون حول الطاولة. واذا كان ذلك صحيحا، نسبيا، بالنسبة للمدعوين للاجتماع، فإنه غير صحيح إطلاقا بالنسبة لمنشط الاجتماع. ينبغي للمنشط أن يطرح أسئلة من الجوهري الإجابة عنها. وينبغي له أيضا أن يضمن لنفسه سلسلة مهام قبل الموعد، حتى إذا حدد موعد الاجتماع يكون قد جهز نفسه من كل الجوانب لإنجاح الاجتماع )أي باختصار ينبغي له التحضير جيدا مسبقا(. ما ينبغي فعله في سبيل التحضير:

أ ( الظروف المادية:

- صياغة استدعاء وارساله إلى الأشخاص المعنيين بالاجتماع. ويتضمن الاستدعاء : التاريخ والساعة ومدة الاجتماع )من الساعة كذا إلى الساعة كذا( والمكان )مع مخطط دخول عند الضرورة( وجدول الأعمال كله والوثائق والأجهزة والأدوات التي ينبغي للمشاركين إحضارها للاجتماع.

- بخصوص الأدوات ينبغي للمنشط أن يجهز نفسه جيدا بما يحتاج مثل قلم اللباد والطبشور والأو ا رق

والأو ا رق الملونة...إلخ

 - تجهيز مكان الاجتماع مهم أيضا ويحضر سلفا بطرح أسئلة مثل هل القاعة مجهزة بما يليق

بالاجتماع مثلا هل المصابيح تضيء بما يكفي وهل لها عدد كاف من المآخذ prises ...إلخ

- الطاولات لها أيضا أهمية وتؤثر في قيمة الاجتماع. وهنا يفضل أن تكون الطاولات بيضوية الشكل أو سداسية الأضلاع، لأن الطاولات المستطيلة يصعب فيها تحقيق التفاعل مادام المشاركون لا يرى بعضهم بعضا. أيضا ينصح تجنب الطاولات التي تتخذ شكل

- يفضل اختيار مكان هادئ لا ضجيج فيه ومعزول ليس فيه كثرة الحركة.

- ينصح بأن لا يزيد وقت الاجتماع عن ساعتين ونصف. وهما تكن مدة الاجتماع ينبغي أن يحدد

المنشط عددا كافيا من التوقفات )الاست ا رحة( حتى لا يمل المشاركون.