المضمون والمنهجية :

المنشط ليس خبي ا ر في موضوع الاجتماع. لذلك عليه أن ي ا رجع جيدا المواضيع التي ستكون في جدول الاجتماع وخاصة فهم اللغة التي يستعملها أحيانا أخصائيون فيكون أغلبها تقنيا لأن من يستعملها خب ا رء في ميدانهم. وان كان امتلاك المنشط خبرة في المضمون أم ا ر جيدا، إلا أنه ينبغي له عدم التركيز على المضمون على حساب سير العمل داخل الاجتماع. ويشترط هنا أن تكون تدخلاته بشأن

المضمون في الصميم ولا تعيق مشاركة أعضاء الاجتماع. بمعنى أنه إذا تدخل بشأن المضمون فلن يكون ذلك إلا للضرورة أو إذا لم يستطع أحد ما في الاجتماع تقديم الشرح الكافي فيقوم  المنشط بالواجب عندها.

واذا لم يكن بالضرو رة أن يكون المنشط خبي ا ر في المضمون، فإنه عليه أن يتحكم في المنهجية، لأن المنشط هو الضامن الوحيد للمنهجية المتبعة خلال الاجتماع. فهو الذي يحضر المنهجية المناسبة للأهداف المرجوة وطبيعة المهمة ونوع المشاركين الحاضرين. واذا كان من مسؤوليته تحضير المنهجية فينبغي له أيضا وضعها قيد التشغيل وضبطها حسب الحاجة خلال الاجتماع.

ج( التحضير الشخصي :

ويتعلق هنا بأن يطرح المنشط أسئلة مثل:

- كيف هو حالي بالنسبة إلى مضمون الاجتماع الذي سأقوده؟ هل المعلومات التي استقيتها كافية؟

- من هم المشاركون؟ لأي سبب يشاركون في الاجتماع؟ ما هي رهاناتهم؟

- في أي سياق ينظم الاجتماع؟

- هل تبدو طريقة التنظيم دقيقة وملائمة؟

- ما هي الصعوبات التي قد أواجهها؟

- ما الذي ينبغي لي فعله لتسيير هذه الصعوبات؟

- ........إلخ

SIOM 2 – مرحلة الانفتاح والاتصال

ينبغي هنا بدء الاجتماع بكلمات ترحيب مناسبة وتقديم النفس بوضوح من وجهة نظر مهنية دون الغوص في تشخيص الذات )لست مضط ا ر لذكر السن والزواج والأولاد والعنوان...إلخ( ويسمح تحديد مهمتنا في إطار الاجتماع بتوضيح كل عنصر في الاجتماع. واذا ظهر مهما أن يقدم المنشط نفسه في الاجتماع، فالأمر صحيح أيضا بالنسبة للمشاركين. إذا لم يلتق المشاركون قط و )أو( إذا لم تكن لهم فرصة من قبل للاجتماع حول موضوع الاجتماع، فمن الأجدى إعلامهم من هم الأشخاص الذين يتعاملون معهم في الاجتماع وما هي

خبرتهم بشأن موضوع الاجتماع وما هي تطلعاتهم بشأن الاجتماع. إن الإجابة عن هذه الأسئلة تسمح للمشاركين بالتعارف والجلوس ب ا رحة في الاجتماع وستكون  للمنشط أيضا معلومات ستفيده جدا طيلة الاجتماع. ومن خلال التعبير عن التطلعات سيحصل المنشط على رجع صدى أول عن التلاؤم بين تحضيره والطريقة التي يرى بها المشاركون الأمور . وبذلك يستطيع من البداية ضبط أمور الاجتماع.

3 – مرحلة سريان الاجتماع : يضبط السريان من خلال وظائف تنشيط الجماعة التي ذكرناها سابقا وهي الإنتاج والتسهيل والضبط.

:production أ( وظيفة الإنتاج

هي كل أمر يسهم مباشرة في حل مشكل مثل:

- الإعلان عن معلومات حول معطيات المشكل.

- طرح مقترحات عن طريقة الانتقاء والفرز وتنظيم معطيات المشكل للتقدم نحو الحل.

- تبيان أن الحلول المقترحة غير مناسبة.

- إيجاد حل للمشكل.

وينبغي هنا توجيه ملاحظة مهمة ، وهي أن ليس كل اجتماع هدفه حل مشكل. فقد يكون الإنتاج يقتضي اتخاذ ق ا ر ا رت أو إرسال معلومات أو تلقي معلومات و)أو( إنجاز عمل مشترك. هنا لا يتدخل المنشط على مستوى المضمون )هنا في الإنتاج( بل يستعمل سلطته )مادام منشطا ويمتلك بعضا من الخبرة ذات العلاقة بالمضمون( لفرض أفكاره. فمسؤوليته تسهيل إنتاج الجماعة وتشجيع مشاركة الجميع ودعمها وتسهيل التفاعلات.

facilitation ب( وظيفة التسهيل

هي كل ما يسهم في تشغيل الجماعة الملائم لحل المسائل المطروحة وبلوغ الأهداف المرجوة. والسلوك المرتبط بهذه الفئة هو :

- تقديم مقترحات عن طريقة تقديم العمل الجماعي )تحديد الأدوار مثل السكرتير(. - الحرص على أن التنظيم المعتمد مطبق من أوله إلى آخره.

-الحرص على أن كل مشارك بمقدوره التعبير بطريقة تجعل كل المصادر الفردية مستعملة .

- تسجيل ملاحظات عن كل شيء.

- التذكير بمضي الوقت )احت ا رم الوقت وتسييره(.

- التذكير بالنقاط : إلى أين وصلنا في معالجة المسائل؟ ما هي القضايا التي لم تعالج بعد؟

والتركيز على العناصر التي تفيد في تقدم سريان الاجتماع.

بالنسبة إلى المنشط فإن وظيفة التسهيل تتضمن مهام أخر مثل:

- توضيح الأهداف.

- إعادة الصياغة )سلوك يسهل السمع والتعبير مع تمثيل التفاعلات بين المشاركين(.

- الهيكلة والتلخيص على كل المستويات )سلوك يسهل الفهم والاستيعاب ويضبط التبادلات (توازيا مع الفعل الذي يقتضي التذكير بالمسائل.

يمكن أن تتجسد وظيفة التسهيل بتطبيق تقنيات معينة مثل:

- سؤال الاختبار question – test : ويقتضي تحديد كلمة أو مفهوم يستعمله المشاركون بشكلمختلف.

- النداء أو الحث المباشر على المشاركة أو مناداة مشارك )دون مفاجأته(.

- سؤال الصدى question – echo : وذلك بتك ا رر السؤال واعادة طرحه على المشاركين بعدما تم طرحه مرة أولى.

- سؤال الربط question – relais : وذلك بمناداة مشارك للرد على سؤال مشارك آخر.

- سؤال الم آ رة question – miroir : وذلك بمناداة المشاركين جميعهم للإجابة عن سؤال مشارك.

- الإطلاق والبعث relance : وذلك بإعادة طرح سؤال سبق طرحه وترك معلقا لمجموع المشاركين.

ج ( وظيفة الضبط regulation :

هي كل ما يسهم في إنشاء علاقات ملائمة لمشاركة الجميع في المهمة المشتركة والمحافظة عليها. وتظهر هذه الوظيفة من خلال بروز مجموعة سلوك مثل :

- التشجيع على المشاركة لأولئك الذين يظهر أنه ليس لديهم ج أ رة للمشاركة.

- إظهار تقدير واحت ا رم واعجاب لأولئك الذين يقدمون مقترحات وأفكار وآ ا رء ن ا رها مهمة )إبداء التقدير والاحت ا رم لا ينبغي أن يوجه لمنشط الاجتماع لأنه غير مرغوب(

- إظهار الموافقة علنا على المقترحات والأفكار والآ ا رء التي يصدرها الآخرون )إظهار الموافقة لا ينبغي أن يوجه لمنشط الاجتماع لأنه غير مرغوب(

- توضيح الاختلافات وتباين الآ ا رء واقت ا رح تسويات.

- التخفيف من حدة التوتر والفكر المندفع وتهدئة الأشخاص المنفعلين الغاضبين.

- الحرص على أن أسرع الأعضاء مشاركة لا يزيحون من أمامهم الأقل سرعة ولا يهمشونهم.

كيف تتم وظيفة الضيط؟

كل شيء مخطط في إدارة الاجتماع ومح ض ر كما ينبغي، لكن لا يمكننا أن نضمن كل شيء في تنشيط الجماعة، لأن كل مشارك له شخصية وميزة وطباع وأحاسيس وعواطف وماض وحاضر ومستقبل. لذلك علينا أن نأخذ في الحسبان كل شيء لأننا سنضطر عاجلا أو آجلا لتسيير وضعيات صعبة ومن ذلك:

- الصمت الطويل لمشارك : ينبغي حثه على المشاركة ودعوته إلى أخذ الكلمة ليعطي أ ريه دون  مفاجأته واح ا رجه أو استف ا ززه. فصمته ليس دائما علامة على عدم المشاركة. ينبغي الحرص على أن لا يكون لطلب المشاركة تأثير معاكس على الفرد.

عندما يعتذر المشارك عن أخذ الكلمة ينبغي للمنشط أن يصبر على محاولة كسر الصمت، ومن الأفضل ترك المشارك يكسر الصمت و )أو( مطالبة الجماعة بالتدخل حول معنى الصمت الطويل.

- الثرثرة المتواصلة لمشارك : هنا يتدخل المنشط للحد من الثرثرة لكن دون إح ا رجه حتى لا يقرر التوقف عن المشاركة الفعالة. فإذا احتكر أحدهم الكلام نذكره بوجوب الاختصار وبقاعدة أن لكل واحد الحق في وقت معين متساو للكلام.

- وضعية الخبير: حين يواجه المشاركون مسألة أو فكرة يعجزون عن الحسم فيها، يلجأون إلى  المنشط ربما لأنهم يرونه خبي ا ر ويوجهون كلامهم إليه بالقول : "ماذا ستفعل لو أنت مكاننا؟". هنا من المهم أن لا يرد المنشط على السؤال بل يطرحه على كل الحاضرين، هذا يجعله يحافظ على دور

المنشط ولا يورط نفسه في النقاش لأنه ليس خبي ا ر.

- السؤال المحرج : إذا تلقى المنشط سؤالا محرجا من الأحسن أن يطرحه على كل المشاركين حتى يكون الجواب جماعيا والحل مشتركا.

-4 مرحلة الختام cloture :

وفيها نجد ما يلي:

أ( التحق من بلوغ الأهداف المحددة.

ب( إنجاز ملخص إجمالي كأنه حوصلة عن الاجتماع synthèse .

ج( تقييم سريان الاجتماع، سواء أكان بطلب شفهي للمشاركين أم بتوزيع استمارة.

-5 مرحلة ترسيم سريان الاجتماع formalisation

وتقتضي هذه المرحلة صياغة وثيقة مكتوبة لكي نحتفظ بآثار ما قيل في الاجتماع وما جرى وما تقرر. ويفضل أن ينجز في أسرع الآجال بعد الاجتماع ويرسل إلى كل المشاركين في الاجتماع . وقد تتخذ هذه الوثيقة شكلين : التقرير le compte rendu ومحضر الاجتماع procés verbal