( محضر الاجتماع:
هنا لا نأخذ جماعة المشاركين في الاجتماع على أنهم وحدة غير مج أ زة ، بل سلسلة أشخاص شاركوا ف ا ردى في الاجتماع. فهو عرض مكتوب مختزل يتضمن تبادلات الحديث خلال الاجتماع . هذه الأداة ثقيلة الوزن كبيرة الحجم تستخدم في الاجتماعات الاست ا رتيجية التي يمكن أن نجد فيها مواقف متضاربة بين المشاركين )إجتماع مجلس إدارة المؤسسة مثلا(. ويسمح المحضر أيضا بتقييم مداخلات الأشخاص
وعددها ومضمونها من خلال التركيز على الأقوال الفردية للمشاركين.
ب( التقرير : يكتب فيه عمل الجماعة، لاسيما المقترحات المقدمة، أو الق ا ر ا رت المتخذة وتنظيم العمل. إنه أداة تطبيقية بمنزلة مساعد للذاكرة aide memoire للعمل.
ثانيا : الاتصال حسب الأنماط المختلفة للاجتماع
هناك أنماط عديدة من الاجتماعات يقتضي كل منها معالجة اتصالية خاصة ومنها مايلي:
1 – اجتماع المعلومات النازلة: في هذا النمط يكون للمنشط هدف أساس وهو أن يكون كلامه مسموعا جيدا ومفهموما بوضوح من المشاركين. وهناك مرحلتان في هذا الجانب :
أ( مرحلة عرض المعلومات exposé des informations :
ويتم في هذه المرحلة تقديم معلومات وعرضها على جماعة أف ا رد. وقد تكون هذه المعلومات بعدة أشكال:
- معلومات عادية : مثلا عرض مضمون تقرير أو حصيلة أو تحقيق.
- الموجز briefing : أي تقديم معلومة أولية عن عمل سيقوم به المشاركون فرديا أو جماعيا.
- رجع الصدى : في هذه الحالة يرسل المنشط نتائج تحقيق أو حوا ا رت أو سبر لل أ ري سبق وأسهم فيها المشاركون بوصفهم مستجوبين.
ب( مرحلة التبادل :
بعد ذلك، ولضمان أن الهدف المسطر سيتحقق بشكل جيد، ينبغي المرور إلى مرحلة التبادل )وتسمى مرحلة رجع الصدى أيضا( التي تعطى الكلمة من خلالها للمشاركين وعندئذ يستطيعون طرح كل الأسئلة التي يريدون . وبناء على ذلك يعطي المنشط التفسي ا رت التكميلية والتوضيحات إذا لزم الأمر.
بعض النصائح والتوجيهات:
- قبل عرض المعلومات، ينبغي للمنشط أن يقدم نفسه ويوضح الهدف من مداخلته.
- وجوب أن يكون العرض واضحا ومحددا ومنظما ومهيكلا حتى لا يتعب المشاركون ولا يملون فينفرون.
- في مرحلة التبادل أعلن بوضوح أنك مستعد لتلقي الأسئلة ومن منفتحا على الجميع تتلقى أسئلتهم واستفسا ا رتهم بصدر رحب . ذلك أن هدفك الأساس أن تكون مسموعا ومفهوما من الجميع . ولتكن إجاباتك واضحة وكاملة بما يكفي وتتضمن معلومات تكميلية تساعد على فهم ما لم يفهم سابقا.
2( اجتماع المعلومات الصاعدة:
ويسمى أيضا استجواب الجماعات interview des groupes . ويهدف هذا النوع إلى جمع معلومات من الجماعة تتعلق بالوجود الاجتماعي أو الشخصي interpersonnelle للمشاركين. أي جمع معلومات عن طريق أشخاص يمتلكونها وتتعلق بهم ومعنيين بالوضعية نفسها.
ويمكن أن يندرج هذا النوع )أو هذه التقنية( ضمن إج ا رءات أو خطوات تحقيق الدافع enquete de motivation وسبر ال أ ري وتحليل الحاجات.
وهناك ثلاث م ا رحل في حالة الاجتماع المعلومات الصاعدة:
أ( مرحلة التأطير cadrage le :
ينبغي أن يكون كل اجتماع مؤط ا ر. فبالإضافة إلى تحديد المنشط للتوقيت timing والهدف والطريقة، هو يطرح سؤالا على أعضاء الجماعة للحصول على المعلومات التي تهمه.
ب ( استجواب الجماعة interview de groupe
في هذه المرحلة يخبر المشاركون المنشط عن الوضعية بناء على تلك التي يرجو فيها الحصول على المعلومات.
ج( التوضيح la clarification :
في هذه الحالة أن المنشط يعيد طرح أسئلة استوضاحية )طلبا للتوضيح( بناء على المعلومات التي أرسلها أف ا رد الجماعة حول الموضوع.
3 – اجتماع اتخاذ الق ا رر:
هدفه حل مسألة مطروحة و)أو( اتخاذ ق ا رر بشأن مشكل مطروح . وحل مشكل واتخاذ ق ا رر في الجماعة يستلزمان اتباع منهجية تقوم على م ا رحل وخطوات هي:
أ( الاستكشاف الأولي exploration préliminaire : هو جرد حاجات الجماعة وأعضائها وموارد الجماعة بالنظر إلى الع ا رقيل )الوقت، المق ا رت،...(.
ب ( تحديد المشكل وضبطه.
ت ( جرد الآ ا رء.
ث ( التحقق من الآ ا رء وصياغة الفرضيات.
ج ( اتخاذ الق ا رر : ينبغي أن يكون الق ا رر مقبولا رسميا من الجميع وأن يتحمل كل فرد من المشاركين
عواقبه كاملة. وينبغي أيضا أن يتخذ الق ا رر بوضوح.
د. إسماعيل م ا رزقة__
( محضر الاجتماع:
هنا لا نأخذ جماعة المشاركين في الاجتماع على أنهم وحدة غير مج أ زة ، بل سلسلة أشخاص شاركوا ف ا ردى في الاجتماع. فهو عرض مكتوب مختزل يتضمن تبادلات الحديث خلال الاجتماع . هذه الأداة ثقيلة الوزن كبيرة الحجم تستخدم في الاجتماعات الاست ا رتيجية التي يمكن أن نجد فيها مواقف متضاربة بين المشاركين )إجتماع مجلس إدارة المؤسسة مثلا(. ويسمح المحضر أيضا بتقييم مداخلات الأشخاص
وعددها ومضمونها من خلال التركيز على الأقوال الفردية للمشاركين.
ب( التقرير : يكتب فيه عمل الجماعة، لاسيما المقترحات المقدمة، أو الق ا ر ا رت المتخذة وتنظيم العمل. إنه أداة تطبيقية بمنزلة مساعد للذاكرة aide memoire للعمل.
ثانيا : الاتصال حسب الأنماط المختلفة للاجتماع
هناك أنماط عديدة من الاجتماعات يقتضي كل منها معالجة اتصالية خاصة ومنها مايلي:
1 – اجتماع المعلومات النازلة: في هذا النمط يكون للمنشط هدف أساس وهو أن يكون كلامه مسموعا جيدا ومفهموما بوضوح من المشاركين. وهناك مرحلتان في هذا الجانب :
أ( مرحلة عرض المعلومات exposé des informations :
ويتم في هذه المرحلة تقديم معلومات وعرضها على جماعة أف ا رد. وقد تكون هذه المعلومات بعدة أشكال:
- معلومات عادية : مثلا عرض مضمون تقرير أو حصيلة أو تحقيق.
- الموجز briefing : أي تقديم معلومة أولية عن عمل سيقوم به المشاركون فرديا أو جماعيا.
- رجع الصدى : في هذه الحالة يرسل المنشط نتائج تحقيق أو حوا ا رت أو سبر لل أ ري سبق وأسهم فيها المشاركون بوصفهم مستجوبين.
ب( مرحلة التبادل :
بعد ذلك، ولضمان أن الهدف المسطر سيتحقق بشكل جيد، ينبغي المرور إلى مرحلة التبادل )وتسمى مرحلة رجع الصدى أيضا( التي تعطى الكلمة من خلالها للمشاركين وعندئذ يستطيعون طرح كل الأسئلة التي يريدون . وبناء على ذلك يعطي المنشط التفسي ا رت التكميلية والتوضيحات إذا لزم الأمر.
بعض النصائح والتوجيهات:
- قبل عرض المعلومات، ينبغي للمنشط أن يقدم نفسه ويوضح الهدف من مداخلته.
- وجوب أن يكون العرض واضحا ومحددا ومنظما ومهيكلا حتى لا يتعب المشاركون ولا يملون فينفرون.
- في مرحلة التبادل أعلن بوضوح أنك مستعد لتلقي الأسئلة ومن منفتحا على الجميع تتلقى أسئلتهم واستفسا ا رتهم بصدر رحب . ذلك أن هدفك الأساس أن تكون مسموعا ومفهوما من الجميع . ولتكن إجاباتك واضحة وكاملة بما يكفي وتتضمن معلومات تكميلية تساعد على فهم ما لم يفهم سابقا.
2( اجتماع المعلومات الصاعدة:
ويسمى أيضا استجواب الجماعات interview des groupes . ويهدف هذا النوع إلى جمع معلومات من الجماعة تتعلق بالوجود الاجتماعي أو الشخصي interpersonnelle للمشاركين. أي جمع معلومات عن طريق أشخاص يمتلكونها وتتعلق بهم ومعنيين بالوضعية نفسها.
ويمكن أن يندرج هذا النوع )أو هذه التقنية( ضمن إج ا رءات أو خطوات تحقيق الدافع enquete de motivation وسبر ال أ ري وتحليل الحاجات.
وهناك ثلاث م ا رحل في حالة الاجتماع المعلومات الصاعدة:
أ( مرحلة التأطير cadrage le :
ينبغي أن يكون كل اجتماع مؤط ا ر. فبالإضافة إلى تحديد المنشط للتوقيت timing والهدف والطريقة، هو يطرح سؤالا على أعضاء الجماعة للحصول على المعلومات التي تهمه.
ب ( استجواب الجماعة interview de groupe
في هذه المرحلة يخبر المشاركون المنشط عن الوضعية بناء على تلك التي يرجو فيها الحصول على المعلومات.
ج( التوضيح la clarification :
في هذه الحالة أن المنشط يعيد طرح أسئلة استوضاحية )طلبا للتوضيح( بناء على المعلومات التي أرسلها أف ا رد الجماعة حول الموضوع.
3 – اجتماع اتخاذ الق ا رر:
هدفه حل مسألة مطروحة و)أو( اتخاذ ق ا رر بشأن مشكل مطروح . وحل مشكل واتخاذ ق ا رر في الجماعة يستلزمان اتباع منهجية تقوم على م ا رحل وخطوات هي:
أ( الاستكشاف الأولي exploration préliminaire : هو جرد حاجات الجماعة وأعضائها وموارد الجماعة بالنظر إلى الع ا رقيل )الوقت، المق ا رت،...(.
ب ( تحديد المشكل وضبطه.
ت ( جرد الآ ا رء.
ث ( التحقق من الآ ا رء وصياغة الفرضيات.
ج ( اتخاذ الق ا رر : ينبغي أن يكون الق ا رر مقبولا رسميا من الجميع وأن يتحمل كل فرد من المشاركين
عواقبه كاملة. وينبغي أيضا أن يتخذ الق ا رر بوضوح.
د. إسماعيل م ا رزقة__