مفهوم الاجتماعات :

نعرف الاجتماعات بأنها ” عبارة عن تجمع شخصين أو أكثر في مكان معين للتداول والتشاور

وتبادل ال أ ري في موضوع معين “.

أما الاجتماعات الفعالة فهو الاجتماع الذي تحقق الأهداف المرجوة منها في اقل وقت

ممكن وبرضا غالبية الأعضاء، ومهما اختلفت وجهات النظر في تعريفهم للاجتماع فهي كلمة

للدلالة على التئام عدد معين من البشر في مكان ما لمناقشة موضوع معين يهدف للتوصل إلى

هدف محدد .

وفي ضوء هذا التعريف تتمثل أركان الاجتماع في وجود عدد معين من الناس يتفاعلون

معًا لتحقيق هدف محدد بالإضافة إلى توافر الإمكانيات المادية المناسبة .

و الاجتماعات ما ا زلت وسيلة فعالة ومهمة للمشاركة الجماعية فعن طريقها وبها يتم تبادل

وجهات النظر والإفادة من خب ا رت الآخرين، كما أنها وسيلة مقبولة للتنسيق بين وجهات النظر

وتوصيل المعلومات بين الأف ا رد والد ا رسة العلمية للموضوعات المطروحة للنقاش .

50

أنواع الاجتماعات :

يشير كثير من الباحثين إلى وجود عدة أنواع للاجتماعات تبعاً لتعدد أسس تصنيفها، وفيما يلي

أهم أنواع الاجتماعات وتصنيفاتها :

1- من حيث المدة أو الزمن :

أ - اجتماعات دورية : وهي التي تعقد بصورة دورية قد تكون أسبوعية أو شهرية أو سنوية أو

خلافه ، ويغلب عليها الطابع الرسمي ومن أمثلتها اللجان الدائمة والمجالس في الإدا ا رت

الحكومية والشركات .

ب اجتماعات غير دورية - : وهي التي تعقد كلما دعت الحاجة إليها ) ليس هناك وقت محدد

لعقدها ( لبحث مشاكل أو مواضيع طارئة .

2- من حيث الشكل :

أ- اجتماعات رسمية : وهي التي يتحكم في تكوينها وفي سير إج ا رءاتها قوانين وأنظمة محددة

) أسلوب التصويت في الاجتماع ، حق الأغلبية في إصدار الق ا رر ، عدد الم ا رت التي يحق

للعضو فيها الكلام ، الفترة المحددة للعضو للكلام .

ب - اجتماعات غير رسمية : وهي التي لا يحكم تكوينها قوانين أو أنظمة محددة وتتسم

بالمرونة والسهولة ، ولا يوجد لها قواعد أو أصول للمناقشة أو كيفية اتخاذ الق ا رر .

3- من حيث المستوى :

أ - اجتماعات على المستوى العالمي أو الدولي : مثل اجتماعات الجامعة العربية وهيئة

الأمم المتحدة .

51

ب - اجتماعات على مستوى الدولة : مثل اجتماع مجلس الوز ا رء ومجلس الشورى .

ج - اجتماعات على مستوى المنظمات في القطاع الخاص : مثل اجتماع مجالس الإدا ا رت

واللجان في الشركات .

أهمية الاجتماعات :

تعد الاجتماعات من أكثر وسائل الاتصال أهمية ، وتأتي أهميتها لدورها الحيوي كوسيلة اتصال

فعالة في حياة الشعوب سواء على مستوى الأف ا رد أو على مستوى التنظيمات، حيث يمكن من

خلالها تحقيق الأمور التالية :

1- التوصل إلى د ا رسات كاملة وشاملة ومستفيضة ومتأنية للق ا ر ا رت المتعلقة بالمواضيع الكبيرة ،

وذلك من خلال تنوع خب ا رت وتخصصات الأعضاء ونقاشاتهم البناءة القائمة على المشورة وتبادل

ال أ ري .

2- التوصل إلى ق ا ر ا رت جماعية تتسم بالنضج والعمق والصدق والموضوعية بعكس الق ا ر ا رت

الفردية التي تعتمد على قد ا رت شخصية وتتسم أحيانا بالتحيز والمصالح الشخصية .

3- التنسيق بين مختلف أوجه الأنشطة والجهود بين الإدا ا رت والأقسام داخل المنظمة الواحدة أو

مع المنظمات الأخرى .

4- إتاحة الفرصة للموظفين حديثي الخبرة للاحتكاك بمن هو أقدم منهم خبرة وممارسة وتجربة )

التدريب( .

52

5- إتاحة الفرصة للقادة الإداريين والمشتركين في الاجتماع لتوصيل آ ا رئهم وتوجيهاتهم ووجهات

نظرهم إلى بقية العاملين عن طريق الأعضاء المشاركين ، كما تتيح في نفس الوقت توصيل

مطالب وشكاوى العاملين .

6- رفع معنويات الأعضاء المشاركين من خلال إتاحة الفرصة لهم للتعبير عن آ ا رئهم وأفكارهم

والمشاركة في صنع الق ا ر ا رت .

الم ا رحل الرئيسية لعملية إدارة الاجتماعات :

لكي تحقق الاجتماعات أهدافها المرجوة ، فلا بد من العمل على إدارتها بطريقة فعالة ، ويشير

كينان إلى أن عملية إدارة الاجتماعات تنقسم إلى ثلاث م ا رحل أساسية هي :

المرحلة الأولى : مرحلة ما قبل انعقاد الاجتماع .

المرحلة الثانية : مرحلة أثناء الانعقاد الاجتماع .

المرحلة الثالثة : مرحلة ما بعد الانعقاد .

المرحلة الأولى : مرحلة ما قبل انعقاد الاجتماع .

تسبق هذه المرحلة عقد الاجتماع ، ويجب فيها الاهتمام بعدة أمور من أهمها :

1- تحديد الهدف من الاجتماع : ) المدير المسئول عن أمر عقد الاجتماع )

2- تحديد من الذي سوف يدعى للاجتماع : ) المدير المسئول عن أمر عقد الاجتماع أو

من ينيبه )

ويجب توافر عدة شروط في الأعضاء المزمع دعوتهم لحضور الاجتماع أهمهما :

53

أ( أن يكون ذا صلة بالموضوعات المطروحة للنقاش في الاجتماع

ب( أن تتوافر لديه الخبرة والإلمام بالموضوع .

ج( أن تتوافر لديه الرغبة والحافز للمشاركة في الاجتماع .

د( أن يكون قاد ا ر على العمل الجماعي .

ه( ألا يكون من النوع الذي يفرض أ ريه على الآخرين .

و( ألا يكون من النوع الذي لا يستطيع التحدث أمام الآخرين)خجول وغير منفتح اجتماعيا )

3- إعداد جدول أعمال الاجتماع : ) رئيس الاجتماع والسكرتير(

لجدول أعمال الاجتماع دور كبير جدا في إنجاح الاجتماع ، وينبغي أن لا يكون عبارة عن ورقة

توزع على المشاركين قبل الاجتماع مثل البيانات التي توزع في الشوارع ، بل يجب أن يكون

عبارة عن وثيقة عمل تعمل كدليل يبقي الجميع في مسار معين وتمنع استغ ا رق اقل المواضيع

أهمية بمعظم وقت الاجتماع ، كما يبين أن نقاط جدول الأعمال المثالي هي : الهدف من

الاجتماع وتاريخه ومدته ومكان حدوثه ، وأسماء المشاركين فيه ، ومواضيع المناقشة الروتينية ،

ومواضيع النقاش الصعبة أو القابلة للجدل ، وأي أعمال أخرى تستجد .

4 - اختيار وتنظيم قاعة الاجتماع : ) سكرتير الاجتماع تحت إش ا رف الرئيس(

يتطلب نجاح الاجتماعات توفر عدد من العوامل المهمة في مكان الاجتماع ، ومن تلك

العوامل ، مناسبة حجم القاعة لعدد المشاركين ، مناسبة ترتيب مائدة ومقاعد الاجتماعات ،

توافر كافة الأجهزة والأدوات اللازمة لعرض الموضوعات ، توافر درجة الإضاءة والتهوية والح ا ررة

الملائمة ، خطة وبطاقات تحدد أماكن جلوس المشاركين .

54

5- إعداد وارسال الدعوة والمعلومات اللازمة للاجتماع : ( سكرتير الاجتماع تحت إش ا رف

الرئيس(وي ا رعي أن يكون ذلك قبل موعد عقد الاجتماع بوقت كاف ، وان يرفق بها جدول أعمال

الاجتماع .

المرحلة الثانية : مرحلة أثناء الانعقاد الاجتماع

وهي تشمل كافة الفعاليات التي تتم خلال فترة عقد الاجتماع ) الفترة المحددة لبداية ونهاية

الجلسة ( ، ويتوقف نجاح إدارة الاجتماع في هذه المرحلة على مدى جودة الإعداد لها في

المرحلة السابقة ، كما يعتمد على مدى تفهم كل من رئيس وأعضاء الاجتماع للأدوار المطلوبة

منهم وتنفيذها على الوجه المطلوب ، ومن هذه الأدوار :

أولا : الأدوار المطلوبة من أعضاء الاجتماع :

1- معرفة الهدف من الاجتماع والدور الذي يلعبه فيه .

2- ق ا رءة المعلومات المرتبطة بموضوعات الاجتماع قبل حضوره حتى يشارك في الاجتماع

بفعالية .

3- الحضور إلى مكان الاجتماع في الوقت المناسب ، أو الاعتذار وانابة عضو آخر ملم

بالموضوع في الحضور عنه .

4- عدم مغادرة قاعة الاجتماعات أثناء الانعقاد إلا لأسباب ضرورية يأذن بها رئيس

الاجتماع .

5- الاستئذان للمشاركة في إبداء ال أ ري والمناقشة ، وأن تكون بشكل موضوعي وخالي من

التحيز أو التعصب .

55

6- الاستفسار عن المعلومات أو الموضوعات غير الواضحة أو غير المفهومة أثناء

الاجتماع .

7- الاستعداد العالي لتقبل الآخرين والإصغاء إليهم .

8- الابتعاد عن الاتجاهات السلبية نحو الاجتماع أو بعض الموضوعات المطروحة فيه

للنقاش .

9- الالت ا زم بآداب الحديث مع الآخرين أثناء النقاش أو الاستفسار .

المرحلة الثالثة : مرحلة ما بعد الانعقاد .

وهي المرحلة التي تلي انتهاء جلسة الاجتماع ، ويتم فيها القيام بعدة خطوات أهمها ما يلي :

أولاً : توثيق الاجتماع :

يجب فور انتهاء الاجتماع ، إعداد محضر مطبوع بذلك ، وبعد الانتهاء من إعداد المحضر

وتأكد الرئيس من خلوه من الأخطاء فانه يقوم وكافة الأعضاء الحاضرين بالتوقيع عليه ومن ثم

توزيع نسخة منه على كل الأعضاء المشاركين في الاجتماع .

تقييم الاجتماع :

يعتبر تقييم الاجتماع من قبل رئيس كل اجتماع وكافة الأعضاء المشاركين خطوة هامة وهي

تهدف إلى التعرف على المشكلات التي تعرض لها الاجتماع والعمل على تفاديها في

الاجتماعات المقبلة .

56

والطريقة البسيطة للقيام بذلك ، هي الطلب من الأعضاء ملء استمارة تقييم الاجتماع التي –

لا يستغرق ملؤها أكثر من دقيقة قبل مغادرتهم مكان أو مقر الاجتماع ، وتتضمن –

الاستمارة الأسئلة التالية :

*هل كان هذا الاجتماع مفيدا لك ؟ نعم / كلا .

*هل تمكنت من قول كل ما تريد قوله في الاجتماع ؟ نعم / كلا .

*هل أنت ا رض عن كيفية إدارة الاجتماع ؟ نعم / كلا .

* هل تعرف ما يتوجب عليك فعله نتيجة للاجتماع ؟ نعم / كلا .

*هل لديك أي تعليقات أخرى ؟ نعم / كلا .

متابعة تنفيذ الق ا ر ا رت المتخذة :

تعبر الحصيلة الإجمالية للاجتماعات دائما على مدى نجاح تلك الاجتماعات، وكثي ا ر ما

يتوقف ذلك على عنصرين أساسيين هما :

1 مدى قيام الأعضاء المشاركين في الاجتماع بإنجاز المهام الموكلة إليهم أولا بأول - .

2 مدى وصول الق ا ر ا رت التي تم اتخاذها في الاجتماع إلى الجهات والأشخاص ذوي -

العلاقة ، وقيامهم بتنفيذ ما جاء فيها .